CE-märkning och dokumentation vid import från Kina, så gör du rätt från början

CE-märkning vid import från Kina skapar ofta stress. Fabriken skickar certifikat, testprotokoll och bilder med CE-logga, men du är ändå osäker på om allt faktiskt stämmer med EU-kraven. Som importör räknas du som ekonomisk aktör i EU, och det är du som tar ansvaret om något går fel, inte fabriken i Shenzhen eller Ningbo.

I den här guiden går jag steg för steg igenom hur du jobbar strukturerat med CE-krav, teknisk dokumentation och testning när du importerar från Kina. Fokus ligger på praktiska arbetssätt, inte juridiska detaljer. Målet är att du ska kunna bedöma om en produkt är redo för EU-marknaden eller om det behövs mer arbete innan du trycker på beställningsknappen.

För en mer generell genomgång av CE-krav vid import till EU kan du läsa artikeln CE-märkning och dokumentation vid import till EU. Här fokuserar vi på Kina, kinesiska certifikat och hur du bygger ett säkert flöde från fabrik till färdig produkt i din kunds hand.

1. Kartlägg vilka EU-krav som gäller för din produkt

Först måste du veta vilka direktiv och förordningar som gäller din produkt. Det styr allt som kommer efter, från testplan till manual och etikett. Här är det lätt att gå vilse om du bara följer vad leverantören säger.

• Identifiera produktkategori, till exempel leksak, hushållsapparat, LED-belysning, laddare, powerbank, personlig skyddsutrustning eller byggprodukt.
• Notera funktioner som triggar extra krav, till exempel batteri, radiofunktion, laser, gas, tryck, barnprodukt eller medicinsk användning.
• Kartlägg relevanta EU-direktiv och förordningar, till exempel LVD, EMC, RoHS, leksaksdirektivet, maskindirektivet, PPE, byggproduktförordningen, lågspänning, RED eller andra specialregler.

När du importerar från Kina är det vanligt att leverantören säger att de redan har alla certifikat. Se det som ett startunderlag, inte som slutbevis. Du behöver kontrollera att direktiv, standarder och produktdata verkligen matchar din specifika produkt, din modell och den version som du faktiskt ska sälja i EU.

2. Välj rätt standarder och bygg en testplan

När du vet vilka direktiv som gäller är nästa steg att titta på harmoniserade standarder. De ger dig en tydlig väg att följa både vid utveckling, inköp och test. I dialogen med fabriken i Kina blir standarderna din gemensamma referens.

• Gör en lista över harmoniserade EN-standarder som gäller för din produktkategori. Lägg till versionsnummer och vilket år de uppdaterades.
• Dela upp listan i säkerhet, EMC, kemi och mekanik så att du enklare kan matcha mot olika testrapporter.
• Skapa en enkel testplan där du skriver vilken standard som testas, vilket labb som används, vilka varianter som täcks och vilket provnummer som gäller.

På kinesiska certifikat ser du ofta IEC-standarder, gamla versioner av EN-standarder eller en blandning av olika regelverk. Det är inte automatiskt fel, men du behöver bedöma om de ger täckning enligt dagens EU-krav eller om kompletterande test krävs. Ibland räcker det att göra några extra test, ibland behöver du en helt ny testrunda på den modell du ska sälja.

3. Granska kinesiska certifikat utan att fastna i fällor

Här snubblar många importörer. Du får en pdf med "certificate", kanske från ett labbnamn du känner igen, och tänker att allt är klart. Men det är först när du går igenom detaljerna som du ser om certifikatet faktiskt är relevant och seriöst.

• Kontrollera att modellnumret på certifikatet matchar din produkt, inte en snarlik variant med annan elektronik eller annan konstruktion.
• Jämför bilderna i testprotokollet med din produkt, etikett och märkning. Stämmer hålmönster, etikettlayout, färger och form, eller är det uppenbart en annan version.
• Gå igenom listan med standarder, versioner och datum och jämför med din egen kravlista. Saknas någon viktig standard, eller är versionen gammal.
• Läs igenom själva testrapporten, inte bara sammanfattningen eller "certificate of compliance". Det är i protokollet du ser vad som faktiskt mättes.
• Kontrollera om labbet har officiell webbplats där du kan verifiera rapportnumret. Många seriösa labb har verifieringsfunktioner.

Vanliga varningssignaler är felstavade labbnamn, otydlig logotyp, rapporter utan sidnumrering eller rapporter där exakt samma bilder dyker upp för olika produkter. Om något känns fel, utgå från att kompletterande test behövs. Ett par extra prov i ett bra labb kostar mindre än en återkallelse eller ett försäljningsstopp.

4. Egenkontroll, kinesiska labb och anmält organ

De flesta konsumentprodukter kan hanteras via egenkontroll med stöd av oberoende testning. Vissa riskprodukter kräver däremot ett anmält organ. När du jobbar med Kina behöver du dessutom ta ställning till om du vill använda kinesiska labb, europeiska labb eller en kombination.

• För standardprodukter som hushållsapparater, enklare elektronik och många leksaker kan du ofta använda egenkontroll i kombination med test i erkänt labb, antingen i Kina eller i EU.
• För personlig skyddsutrustning, vissa tryckkärl eller medicinteknik krävs ofta Notified Body med typkontroll eller kvalitetssystem. Då kan det vara klokt att från början välja ett labb i EU med erfarenhet av just din kategori.
• Kinesiska labb kan vara mycket duktiga, men du behöver välja rätt labb. Fråga efter ackreditering, referenser, typ av kunder och be gärna om ett exempel på testrapport.
• Vid kritiska produkter kan du låta kinesiskt labb göra grundtest och ett europeiskt labb verifiera en delmängd av testen. Det ger både kostnadskontroll och trygghet.

Det viktiga är att du har en tydlig motivering. Du ska kunna förklara varför du valt en viss väg och hur du verifierat att kraven uppfylls, både om en kund frågar och om en myndighet vill se underlaget.

5. Bygg en komplett teknisk fil som fungerar i verkligheten

Den tekniska filen är din försäkring när myndigheter knackar på. Den visar hur du kom fram till att produkten uppfyller kraven och hur du kan spåra problem om något skulle hända. Den ska sparas i minst tio år efter att den sista produkten släppts ut på marknaden.

En praktisk struktur kan vara:

• Produktbeskrivning med foton, funktion, målgrupp, användningsmiljö och begränsningar.
• BOM med komponenter, material och leverantörer, gärna med versionshantering när något ändras.
• Ritningar och scheman för mekanik och elektronik, inklusive eventuella ändringar över tid.
• Riskbedömning med lista över identifierade risker, sannolikhet och åtgärder. Här kan du använda samma riskstruktur som i ISO-standarder även om du inte certifierar dig fullt ut.
• Testprotokoll från labb i Kina eller EU, kopplat till standarder och produktvarianter. Markera tydligt vilka rapporter som gäller vilka versioner av produkten.
• Manualer på svenska och andra relevanta språk, inklusive säkerhetskapitel, symboler och tydliga bilder.
• Etiketter och märkning, med CE-logga, tillverkaruppgifter, importörsdata, varningar och spårbarhetsinformation.

Många kinesiska leverantörer har någon form av teknisk dokumentation, men den är ofta anpassad efter deras perspektiv, inte ditt. Du kan använda delar av den som underlag, men du behöver alltid en egen teknisk fil där du har kontroll på innehållet och ser att allt stämmer med den produkt som säljs i din webbutik eller via dina återförsäljare.

6. EU-försäkran om överensstämmelse, DoC

DoC är dokumentet där du som importör formellt intygar att produkten uppfyller kraven. Det är egentligen bara en sida eller två, men den bygger på alla steg du gjort tidigare. Den är också ofta det första dokumentet myndigheter ber om vid en kontroll.

En bra DoC innehåller:

• Produktnamn, modellnummer och kort beskrivning av funktion och användning.
• Namn och adress till tillverkare i Kina och importör inom EU.
• Lista över tillämpade direktiv och förordningar, med fulla referenser.
• Lista över de viktigaste harmoniserade standarderna som användes i testen.
• Ort, datum och signatur med namnförtydligande och funktion.

Många fabriker i Kina skickar en egen DoC där endast de står som ansvariga. För CE i EU behöver du en version där din roll som importör är tydligt angiven. Du kan utgå från fabrikens text, men skapa en egen DoC-mall där alla dina produkter följer samma struktur. Det gör livet mycket enklare när du har tio, tjugo eller femtio CE-märkta artiklar i sortimentet.

7. Märkning, manual och spårbarhet ut mot kund

Även om labbrapporterna är perfekta kan produkten stoppas om märkning och manualer inte följer reglerna. Det är också de delar som kunder och återförsäljare ser direkt, så här lönar det sig att vara noggrann.

• Säkerställ att CE-märket har rätt proportioner och minst 5 mm höjd, och att det inte blandas ihop med andra symboler.
• Lägg till importörens namn och adress på produkt, etikett eller förpackning, inte bara i manualen.
• Se till att det finns typbeteckning, batch eller serienummer för spårbarhet, så att du kan koppla en viss vara till rätt produktion och teknisk fil.
• Manualen ska finnas på svenska för den svenska marknaden och inkludera säkerhetskapitel, varningar, symboler och tydliga användningsinstruktioner.
• Om du säljer i fler länder i EU, planera för översättningar redan när du tar fram layouten så att det finns plats för flera språk.

Kontrollera alltid den slutliga produkten som lämnar fabriken i Kina, inte bara provexemplaret. Små ändringar i etikett, manual eller material kan skapa problem vid kontroll. Ett bra sätt är att ha en checklista för slutinspektion där CE, manual och etiketter alltid är med som egna punkter, se även artikeln om kvalitetskontroll i Kina.

8. Importörens löpande ansvar efter första leveransen

Arbetet slutar inte när varorna kommit in i Sverige. Som importör behöver du en rutin för löpande uppföljning. CE är inte ett engångsprojekt utan något som följer produkten under hela dess livscykel.

• Samla in och analysera reklamationer och incidenter, justera riskbedömning vid behov.
• Ha en plan för åtgärder i fält, till exempel information till återförsäljare eller kunder om ett problem upptäcks.
• Var beredd på att visa teknisk fil och DoC om myndigheter begär det, även flera år efter att produkten lanserats.
• Vid större förändringar i design, material eller leverantör, uppdatera testplan, manual, etiketter och dokumentation. En ny version kan kräva ny testning.
• Om du byter fabrik i Kina men behåller artikelnumret i din webbshop, måste du bedöma om produkten i praktiken är densamma eller om det är en ny produkt med nya krav.

9. Vanliga misstag vid CE-märkning från Kina

Här är några klassiska misstag jag ofta ser när svenska företag börjar lansera CE-märkta produkter från Kina.

• Att lita på ett enstaka pdf-certifikat utan att granska modell, bilder, standarder och testrapporter.
• Att anta att CE alltid är samma sak, oavsett om produkten tidigare sålts i andra världsdelar med andra krav.
• Att använda gamla testprotokoll som inte matchar den aktuella versionen av produkten eller mjukvaran.
• Att missa svenska manualer eller korrekt märkning i lådan, särskilt när fabriken packar allt på egen hand.
• Att inte synka CE-arbetet med REACH och materialkrav och andra kemiregler som kan vara lika viktiga som själva CE-märkningen.
• Att sakna en tydlig plan för hur dokument ska sparas och uppdateras, så att allt blir ett stort detektivarbete när någon ställer en fråga två år senare.

10. Ett praktiskt exempel, så kan en CE-resa från Kina se ut

För att göra det mer konkret kommer här ett förenklat exempel på hur ett svenskt företag kan lägga upp arbetet när de tar in en ny produktserie från en fabrik i Kina.

• Steg 1, produktidén formas och en första kravlista skrivs med funktion, målgrupp och användningsmiljö.
• Steg 2, relevanta direktiv och standarder identifieras och dokumenteras i en enkel sammanställning.
• Steg 3, dialog med leverantören om befintliga tester, certifikat och vilka standarder de arbetat mot tidigare.
• Steg 4, planering av kompletterande test i labb, antingen i Kina eller i EU, med provtagning från riktig produktion.
• Steg 5, framtagning av manualer och etiketter baserat på testresultat, riskanalys och målmarknad.
• Steg 6, färdigställande av teknisk fil och upprättande av DoC i importörens namn.
• Steg 7, slutinspektion i Kina där CE-logga, etiketter, manualer och spårbarhet kontrolleras tillsammans med kvalitet.
• Steg 8, lansering på marknaden, med rutiner för att hantera reklamationer, incidenter och eventuella uppdateringar.

Genom att tänka på CE som ett projekt som löper parallellt med inköpsprocessen, i stället för som en fråga om papper i slutet, minskar du risken för obehagliga överraskningar när varorna redan är på väg i en container.

11. Praktisk checklista innan du släpper produkten på marknaden

Den här checklistan kan du använda som en sista kontroll innan produkten släpps på marknaden i EU.

• Direktiv och standarder är identifierade och dokumenterade.
• Testplan framtagen, testrapporter granskade och kopplade till rätt modell.
• Teknisk fil är komplett och arkiverad med alla bilagor och versioner.
• EU-försäkran om överensstämmelse är upprättad och signerad av ansvarig person.
• Märkning, etiketter och manualer är kontrollerade på färdig produkt, inte bara i en pdf.
• Manual finns på svenska och alla språk som du ska sälja produkten på.
• Spårbarhet finns dokumenterad, till exempel genom batchnummer eller serienummer.
• Rutiner finns för reklamationer, ändringar, återkallelser och myndighetskontakt.

Vanliga frågor om CE-märkning vid import från Kina

Räcker det att leverantören säger att produkten är CE-märkt

Nej, muntliga besked eller en CE-logga på produkten räcker aldrig. Du behöver se testrapporter, teknisk dokumentation och en korrekt DoC där din roll som importör finns med. Utan det tar du en onödig risk.

Måste jag alltid testa produkten igen i EU

Inte nödvändigtvis. Om testprotokollen från Kina är seriösa, aktuella och tydligt kopplade till din produkt kan de vara tillräckliga. Men i många fall är det klokt att göra åtminstone kompletterande verifiering i EU, särskilt vid större volymer eller känsliga produktkategorier.

Hur länge behöver jag spara CE-dokumentationen

Som huvudregel ska teknisk dokumentation och DoC sparas i minst tio år efter att den sista produkten släppts ut på marknaden. Det är därför viktigt att ha en struktur för hur dokument lagras och uppdateras över tid.

Vad kostar det att göra CE rätt från Kina

Kostnaden beror på produkttyp, antal varianter och hur mycket testning som redan är gjort. Men ofta handlar det om en ganska liten andel av den totala kalkylen. Ser du CE som en investering i trygghet och varumärke blir det enklare att motivera kostnaden, både internt och mot kund.

Vad händer om myndigheterna hittar brister

Myndigheter kan kräva kompletteringar, sätta försäljningsstopp, kräva återkallelse av produkter som redan sålts eller besluta om sanktionsavgifter. Hur hårt det slår beror på risknivån, hur allvarliga bristerna är och hur du som företag agerar när du får frågorna. En tydlig och uppdaterad dokumentation gör att du står mycket starkare i alla sådana dialoger.

Behöver du hjälp med CE-märkning från Kina

Om du står inför att lansera en ny produkt från en fabrik i Kina, eller om du är osäker på om din befintliga dokumentation håller vid en marknadskontroll, kan jag hjälpa dig att se över helheten. Vi går igenom produkt, direktiv, standarder, test, dokument och märkning och tar fram en praktisk CE-plan som är anpassad till just ditt sortiment och ditt sätt att jobba.

Relaterat: CE-märkning och dokumentation vid import till EU · REACH och materialkrav vid import · Kvalitetskontroll i Kina