Kvalitetskontroll i Kina, så minskar du risken för fel och förseningar

En bra kvalitetskontroll i Kina börjar långt innan pre-shipment-inspektionen. Grunden ligger i en tydlig specifikation, ett godkänt golden sample och ett arbetssätt där avvikelser fångas tidigt och hanteras strukturerat. Målet är att du ska slippa överraskningar när containern öppnas i Sverige.

I den här guiden går jag igenom hur jag brukar lägga upp kvalitetskontroll för kunder som importerar från Kina. Fokus ligger på praktiska steg som fungerar i verkligheten, inte bara på papper. Du får en genomgång av AQL, olika inspektionstyper, test och certifiering, packning, rapportering, CAPA och när du bör skruva upp eller ner kontrollnivån.

0. Välj rätt fabrik och rätt nivå på kontroll

• Kvalitetskontroll börjar med leverantörsvalet. En fabrik med svag grundstruktur kräver mer och tätare kontroll än en etablerad aktör med egna processer och fungerande intern QC.
• Justera kontrollnivån efter risk: produkttyp, slutkund, regelverk, ordervärde, varumärkesrisk och hur känslig kunden är för fel.
• Bestäm redan i början vad du vill ha:
  • Endast pre-shipment-inspektion för enklare produkter och lägre risk.
  • Flera milstolpar med pre-production, during production och loading check för nya produkter och viktiga kunder.
  • Löpande fabriksbesök och processrevision en gång per år om du har stora volymer och mer långsiktig relation.
• För nya fabriker i Kina kan det vara värt att göra en enkel initial fabriksbedömning där kapacitet, städning, struktur och tidigare kunder kontrolleras innan du lägger första order.

1. Specifikation och golden sample

• Ta fram en teknisk specifikation med mått, material, toleranser, finish, färgkoder, funktionskrav och eventuella teststandarder. För möbler kan det till exempel vara belastningstester och ytslitage, för elektronik spänning, effekt och temperatur.
• Golden sample signeras av båda parter. Förvara:
  • ett prov hos dig
  • ett hos fabriken
  • ett hos inspektören eller tredjepartsbyrån
• Komplettera med packspec och märkningsmanual, till exempel:
  • innerpack och ytterkartonger
  • shipping marks, EAN, batchnummer
  • varningssymboler, lagstadgad text och eventuella FBA-etiketter
• All kommunikation om kvalitet och utseende ska kopplas till specifikationen eller golden sample, inte lösa chattar och muntliga kommentarer. Det gör det mycket enklare att hänvisa tillbaka vid diskussioner.
• Uppdatera specifikationen direkt när ni gör ändringar. En liten ändring i material eller packning kan annars falla mellan stolarna till nästa order.

2. Inspektionstyper och när de används

Du behöver inte använda alla typer varje gång, men det är bra att känna till byggstenarna när du sätter din kvalitetskontroll i Kina.

• Pre-production inspection
  • Kontroll av inkommande material, komponenter, färger och verktyg innan massproduktion startar.
  • Bra för nya produkter, nya fabriker och produkter med kritiska säkerhetskrav eller dyra material.
  • Minimerar risken att fel material eller fel färgbatch går in i hela produktionen.
• During production inspection (DUPRO)
  • Genomförs när cirka 20 till 60 procent är färdigproducerat.
  • Fångar systematiska fel tidigt, innan allt är packat och klart.
  • Ger fabriken chans att korrigera utan att hela batchen måste göras om, vilket sparar både tid och pengar.
• Pre-shipment inspection (PSI)
  • Slutinspektion när minst 80 procent är färdigpackat och klart, gärna 100 procent.
  • Standardsteget för de flesta importer, särskilt vid första order, nya artiklar eller större volymer.
  • Rapporten används ofta som underlag för att frisläppa slutbetalning till fabriken.
• Loading check
  • Stickprov, foton och kontroll av antal och pallning i samband med lastning i container eller på lastbil.
  • Verifierar kolliantal, fördelning, fuktskydd, pallmönster och förseglingsnummer.
  • Extra viktigt för känsliga varor, blandade containers och projektleveranser där rätt ordning på lastning underlättar lossningen.

3. AQL och provtagning

AQL (Acceptable Quality Limit) är ett standardiserat sätt att bedöma om en batch kan godkännas utifrån stickprov. Det gör att du slipper diskutera vad som är mycket eller lite fel, ni utgår från samma tabell.

• Välj inspektionsnivå, ofta General Inspection Level II för konsumentprodukter. För produkter med hög risk kan du välja en högre nivå.
• Sätt AQL-nivåer per defektkategori, till exempel:
  • Critical: AQL 0.0 (inga kritiska fel accepteras)
  • Major: AQL 1.0 eller 1.5
  • Minor: AQL 2.5 eller 4.0
• Definiera vad som räknas som critical, major och minor för just din produkt, till exempel:
  • Critical: säkerhetsrisk, fel märkning som bryter mot lagkrav, vassa kanter, felaktig eldata.
  • Major: tydlig repa på synlig yta, fel färg, fel logga, funktionsfel, fel mått som påverkar användning.
  • Minor: små kosmetiska avvikelser som inte påverkar funktion eller upplevd kvalitet på avstånd.
• Antal som ska kontrolleras hämtas från AQL-tabeller. Inspektören loggar alla fynd med foto, antal och defektkod, så att du kan följa mönster över tid.
• En tydlig AQL-setup gör dina kvalitetskontroller i Kina mer förutsägbara och gör det lättare att diskutera utfallet med fabriken på ett sakligt sätt.

4. Egen inspektör eller tredjepart

• Egen personal i Kina ger hög kontroll och nära dialog med fabrik, men kräver volym, tid och långsiktighet. Det är ofta ett steg du tar först när du har stor omsättning.
• Tredjepartsbyrå kan bokas per uppdrag och fungerar bra för små och medelstora importörer som vill skala upp utan att anställa lokalt.
• Vissa väljer en hybrid, där återkommande huvudleverantörer inspekteras av egen resurs, medan mindre leverantörer och engångsprojekt hanteras med tredjepart.
• Oavsett modell, se till att inspektören:
  • har din specifikation, golden sample och packningsinstruktion
  • förstår slutkunden och vad som är viktigt för just din marknad
  • rapporterar på engelska eller svenska i en struktur du kan följa upp över tid

5. Test och certifiering

Visuell kvalitet är bara halva bilden. För många produkter krävs test enligt standarder innan de får säljas i EU. Kvalitetskontroll i Kina behöver därför ofta kombineras med labbtester.

• Identifiera vilka EU-regler och standarder som gäller, till exempel:
  • elektrisk säkerhet för elektronik
  • EN-standarder för möbler och inredning
  • kemikaliebegränsningar som REACH och RoHS
  • kontakt med livsmedel för köksprodukter
  • leksaksdirektiv och åldersmärkning för leksaker
• Bestäm vad som ska testas:
  • materialtester, till exempel kemikalier, flamskydd, migration
  • funktions- och hållfasthetstester, till exempel cykling, belastning, dragprov
  • återkommande stickprov per batch eller per år, beroende på risknivå
• Arkivera alla testrapporter per artikel och batch. Koppla dem till ditt artikelnummer och ordernummer, inte bara fabriksens interna kod.
• Säkerställ att du har en tydlig struktur för din tekniska dokumentation om en myndighet eller kund ber om underlag flera år senare.

6. Packning, märkning och transportberedskap

• Verifiera innerpack:
  • påse, blister, kartong eller wrap
  • inlägg, manualer, extra delar, reservskruvar
  • skydd mot repor, fukt och stötar på känsliga ytor
• Verifiera ytterkartonger:
  • rätt storlek och tjocklek
  • maxvikt per kolli och bärbarhet för en person
  • känsliga delar skyddade med skum, hörnskydd eller förstärkning
• Kontrollera att shipping marks, EAN, batchinfo, varningssymboler och eventuella FBA-etiketter är korrekt placerade och läsbara.
• Be om foton på öppna kartonger, stängda kartonger, pallar och färdig lastning innan godset lämnar fabriken. Det skapar spårbarhet om något händer under frakten.
• För Amazon FBA och andra plattformar behöver du ofta följa specifika packningsregler. Ta med dem i din specifikation och kontrollplan från början.

7. Rapportering och godkännande

En bra rapport gör det enkelt att ta beslut, även om du sitter i Sverige och godset står i en fabrik i Kina. Den fungerar också som dokumentation i efterhand om en kundreklamation dyker upp.

• En standardrapport bör innehålla:
  • sammanfattning och tydlig rekommendation, till exempel godkänd, godkänd med reservation, underkänd
  • AQL-tabell med antal kontrollerade, antal fel och utfallet per kategori
  • måttlistor, vikt, funktionstester och eventuella specialtester
  • detaljerade foton på produkt, packning, märkning och defekter
  • kommentarer från inspektör och eventuella uttalanden från fabrik
• Definiera redan i avtalet vad som händer vid underkänd inspektion: omproduktion, omarbete, prisavdrag eller annullering, och vem som betalar extra fraktkostnad om leveransen försenas.
• För större kunder kan du använda nyckeltal som ppm (parts per million) och andel godkända batcher för att följa utvecklingen över tid.

8. Avvikelsehantering och CAPA

När något går fel är det viktigt att använda erfarenheten till att förbättra nästa order. Det är här du bygger en långsiktigt stark kvalitetskontroll i Kina, inte bara släcker bränder.

• Registrera avvikelser i ett enkelt NCR-formulär (Non Conformity Report) med:
  • vad som hände
  • när det upptäcktes
  • påverkan på kund, kostnad och leverans
• Beskriv korrigerande åtgärd (fixa det som är fel nu) och förebyggande åtgärd (förhindra att det händer igen), ofta kallat CAPA.
• Sätt ansvarig person, tidsplan och hur åtgärder ska följas upp i nästa batch. Följ upp, även om vardagen är stressig.
• Uppdatera specifikation, kontrollplan eller prov om roten till felet fanns där, så att samma problem inte upprepas nästa år.

9. När ska du höja eller sänka kontrollnivån

• Höj nivån när:
  • du startar med ny produkt eller ny fabrik
  • du fått upprepade avvikelser trots tydlig specifikation
  • produkten har stora säkerhets- eller varumärkesrisker
  • kunderna är mycket känsliga för små fel, till exempel premiumvarumärken
• Sänk nivån försiktigt när:
  • samma fabrik levererat stabil kvalitet över flera batcher
  • avvikelserna är små, tydliga och snabbt åtgärdade
  • du har etablerat en löpande dialog och fabriken själv flaggar för problem
• Målet är inte maximal kontroll för alltid, utan rätt kontroll på rätt ställe så att du använder din budget där den gör mest nytta. Kvalitetskontroll i Kina ska vara en investering, inte bara en kostnad.

10. Vanliga problem vid kvalitetskontroll i Kina

• Specifikationen är för vag, till exempel "vit" i stället för konkret färgkod, vilket gör att båda parter tycker att de har rätt.
• Golden sample uppdateras inte när ni gör små förbättringar. Efter några år vet ingen vilket prov som egentligen gäller.
• AQL och defektdefinitioner är otydliga, vilket leder till diskussioner varje gång en inspektion utfaller nära gränsvärdena.
• Inspektion bokas för sent, så att det inte finns tid för omarbete innan planerad avsegling.
• Avvikelser dokumenteras inte strukturerat, så samma fel upprepas från batch till batch.

11. Vanliga frågor om kvalitetskontroll i Kina

Behöver jag alltid pre-shipment-inspektion i Kina

För de flesta företag är svaret ja, särskilt vid nya produkter, nya fabriker eller större ordervärden. När du arbetat länge med samma fabrik och ser stabil kvalitet kan du ibland minska frekvensen, men det bör vara ett medvetet beslut baserat på historik.

Räcker det att leverantören har egen QC

Många fabriker har egen QC, men din kvalitetskontroll i Kina behöver utgå från dina krav och din marknad. Egen QC hos fabrik är ett plus, men ersätter sällan helt en oberoende kontroll som rapporterar direkt till dig.

Är AQL för krångligt för små företag

Nej, AQL låter tekniskt, men när grundnivån väl är satt är det ganska enkelt. Du kan dessutom låta inspektör eller tredjepart hantera tabellerna, så länge ni är överens om nivåer och defektdefinitioner.

Hur mycket kostar en tredjepartsinspektion i Kina

Priset beror på produkt, region och byrå, men många inspektioner ligger i spannet för vad ett enda reklamationsärende kan kosta dig i tid, returer och tappat förtroende. I praktiken är det ofta billigare att stoppa felet i fabriken än att ta det på hemmaplan.

12. Sammanfattning, så bygger du en hållbar QC-struktur i Kina

En genomtänkt kvalitetskontroll i Kina är mer än en enstaka pre shipment inspection. Det är en kedja som börjar med rätt fabrik och tydlig specifikation, fortsätter med golden samples, AQL, inspektioner, test och packningskontroll och avslutas med strukturerad avvikelsehantering.

När du sätter en grundstruktur och följer upp utfallet från varje batch blir det lättare att föra dialog med fabriken, sätta in rätt åtgärder och successivt sänka risken. Du bygger en kvalitetsnivå som både du och dina kunder kan lita på, samtidigt som du använder din budget där den ger mest effekt.

Relaterat: Checklista Kinaimport · Incoterms för import · HS-koder och tulltaxa · Fraktpriser 2025