Returer och reklamationer vid import från Kina

Returer och reklamationer är en naturlig del av importflödet. Det viktiga är att hantera dem strukturerat och med rätt dokumentation. Nedan är mitt upplägg som fungerar både för konsumentprodukter och B2B.

1. Dokumentera avvikelsen

• Foto och kort video på defekten
• Batchnummer och produktionsdatum
• Beskrivning av hur felet upptäckts
• Notera om förpackningen är skadad eller felmärkt

2. Kategorisera problemet

• Kosmetiskt fel (påverkar inte funktion)
• Funktionsfel (produkt uppfyller inte krav)
• Säkerhetsrelaterat fel (allvarligare konsekvenser)
• Transportskador

3. Vem ansvarar?

• Producerat fel → fabrik
• Skada i transport → speditör/försäkring
• Felaktig hantering i lager → ditt ansvar

4. Kommunikation med fabrik

• Skicka strukturerad avvikelseloggar
• Använd procentandel defekter som KPI
• Begär ersättning i form av kredit eller omleverans
• Var saklig, kort och tydlig

5. Ersättningsmodeller

• Kredit mot framtida order
• Fri ersättningsbatch i nästa leverans
• Delvis återbetalning

6. Transportskador

• Anmälan måste göras snabbt
• Foto på emballage, pall och etiketter
• Matcha mot packlista och AWB/BOL

7. Förebyggande åtgärder

• Golden sample som referens
• AQL-inspektion före förslutning
• Packspec med tydliga krav
• Tester på kritiska komponenter

8. Kostnadshantering

• Beräkna returhantering per enhet
• Simulera worst case innan produktion
• Ta höjd i marginalen för defekter

9. När ska man inte returnera?

• Lågt värde kontra dyr hantering
• Långa avstånd till returpunkt i Asien
• När omleverans är mer effektiv

10. Vad du bör logga

• Defekttyp
• Batch
• Produktionslinje (om möjligt)
• Åtgärd och resultat

Relaterat: Kvalitetskontroll i Kina · MOQ och prisförhandling · Varuförsäkring under transport