Fabriksbesök i Kina – checklista för ditt första besök hos leverantören

Ett fabriksbesök kan avgöra om du vågar lägga din första order. Här får du en konkret checklista på vad du ska titta på, vilka frågor du bör ställa, hur du bedömer kvalitet och arbetsmiljö, och hur du följer upp efter besöket. Mycket av det jag tar upp här kommer från egna fabriksbesök runt om i Kina, både när allt känts klockrent och när magkänslan sagt tydligt nej.

Målet med ett fabriksbesök är inte att hitta en perfekt fabrik. Det handlar mer om att skapa en realistisk bild av vad leverantören klarar, vilka risker som finns och om ni kan bygga ett långsiktigt samarbete. Ser du besöket som en del av din due diligence, inte som en artighetsvisit, får du ut betydligt mer av tiden på plats.

1. Före besöket – mål, bakgrund och förväntningar

Förberedelserna avgör hur mycket du får ut av fabriksbesöket. Om du bara dyker upp utan plan blir det lätt en rundtur där du ser det leverantören vill visa, men missar det du egentligen behöver veta.

• Definiera varför du åker. Ska du välja mellan två fabriker, godkänna en första order eller bara skapa en första relation?
• Sammanfatta kort bakgrund om ditt företag och dina planer så att leverantören förstår din potential som kund.
• Skicka en agenda i förväg, till exempel kontorsmöte, rundtur i produktion, lager, kvalitetsavdelning och frågestund.
• Ta med specifikation, foton, ritningar och golden sample så att ni kan prata om samma produkt i verkligheten.
• Förbered en enkel checklista att bocka av under dagen så att du inte glömmer viktiga punkter när du är på plats.

2. Första intrycket – område, entré och bemötande

Redan innan du klivit in i produktionen får du signaler. Området runt fabriken, hur entrén ser ut och hur du blir bemött säger mer än man tror om kulturen i företaget.

• Lägg märke till området runt fabriken. Är det en etablerad industrizone eller mer improviserad miljö?
• Titta på entré, skyltning och mottagande. Känns det organiserat eller kaotiskt?
• Notera om besökslogg, säkerhetsrutiner och ID-kort används, särskilt i större fabriker.
• Fundera på hur kommunikationen fungerar. Vem pratar du med, och hur väl återger de dina frågor till produktionen?

3. Produktion och maskiner – kapacitet och fokus

I produktionen ser du om fabriken är rätt för din produkt. Här är det lätt att fastna i tekniska detaljer, men börja med helheten. Ser det ut som en fabrik som är van vid din typ av produkt, eller känns det mer som att de gör allt möjligt utan tydlig inriktning?

• Titta på maskinpark och produktionsflöde. Är det logiskt upplagt eller hopplockat överallt?
• Fråga vilka produkter som är deras huvudfokus och vilken volym de gör per månad.
• Be att få se den produktionslinje som ligger närmast din egen produkt, inte bara deras bästa demo.
• Notera hur de hanterar material, halvfabrikat och pågående arbete. Ligger saker huller om buller eller finns tydliga zoner?

4. Kvalitetssystem och spårbarhet

En stor skillnad mellan fabriker som fungerar långsiktigt och de som ger huvudvärk är hur de jobbar med kvalitet i vardagen. Ett fint ISO-certifikat på väggen säger inte så mycket om det inte syns i produktionen.

• Fråga hur de gör inkommande kontroll av material och komponenter.
• Be att få se kvalitetskontroller i produktionen, till exempel mätningar, testfixturer eller stickprovstabeller.
• Undersök hur fel hanteras. Finns avvisningszoner, märkning av avvikande produkter och rutiner för korrigering?
• Fråga om spårbarhet, till exempel batchnummer, etiketter eller systemstöd för att följa en order genom fabriken.

5. Arbetsmiljö, säkerhet och sociala förhållanden

Som svensk importör är du inte bara ansvarig för produkten, utan allt oftare också för att dina leverantörer uppfyller rimliga krav på arbetsmiljö och sociala villkor. Du kommer inte kunna se allt på ett besök, men du kan få en bra känsla för nivån.

• Notera skyddsutrustning där det behövs, till exempel hörselskydd, handskar, masker och skyddsglasögon.
• Titta på nödutgångar, brandsläckare, skyltning och om gångar är fria eller blockerade.
• Lägg märke till hur personalen verkar ha det. Stressad, rimlig takt, onödiga övertidstimmar, eller blandat?
• Fråga enkelt om arbetstider, skiftupplägg och hur ny personal introduceras.

6. Lager, packning och lastning

Lager och packning är ofta det sista du ser innan varorna lämnar fabriken, och de delarna har direkt påverkan på skador, reklamationer och hur kunden upplever din produkt.

• Titta på hur råmaterial och färdigvaror lagras. Är det torrt, rent och rimligt organiserat?
• Granska packprocessen. Använder de rätt innerkartonger, ytterkartonger, fyllnadsmaterial och tydliga etiketter?
• Be att få se exempel på färdiga exportpallar eller containers som är redo att skickas.
• Fråga hur de hanterar blandade ordrar och ompackning, särskilt om du jobbar med e-handel eller FBA.

7. Dokument, certifikat och kundreferenser

Ett fabriksbesök är ett bra tillfälle att fördjupa dig i dokumentation. I stället för att bara få en pdf via mejl kan du ställa följdfrågor på plats, se hur de faktiskt jobbar och avgöra om dokumenten verkar spegla verkligheten.

• Be att få se relevanta certifikat, till exempel ISO, testrapporter och godkännanden för EU.
• Fråga vilka andra länder och kunder de levererar till, gärna exempel inom EU eller Norden.
• Undersök hur de sparar produktrelaterade dokument, ritningar och ändringshistorik.
• Om det känns rimligt, fråga efter referenser du kan kontakta, eller åtminstone typ av kunder de jobbar med.

8. Frågor att ställa under besöket

Det kan vara skönt att ha några standardfrågor i bakfickan. De hjälper dig både att förstå leverantören och att se hur öppet de svarar när du går lite djupare.

• Vilka tre produkter är viktigast för er omsättning i dag?
• Hur ser en normal ledtid ut från order till färdig produktion för min typ av produkt?
• Vilka är de vanligaste kvalitetsproblemen ni har, och hur följer ni upp dem?
• Hur hanterar ni situationen om en kund får en större reklamation på en leverans?
• Hur ser ni på samarbeten med mindre europeiska kunder som vill växa över tid?

9. Efter besöket – dokumentation, riskbedömning och nästa steg

Den riktiga nyttan av fabriksbesöket kommer när du satt dig ner efteråt och bearbetat dina intryck. Gör du inte det riskerar allt att flyta ihop efter tre fabriker och fem städer.

• Skriv ner dina intryck samma kväll. Helst i en mall där du betygsätter kapacitet, kvalitet, arbetsmiljö, kommunikation och risk.
• Gå igenom foton och anteckningar. Markera sådant som kändes extra positivt eller oroande.
• Sammanfatta i ett kort dokument internt, och ett separat för leverantören med frågor och nästa steg.
• Bestäm om du vill gå vidare med prov, offert och eventuell första order, eller om du ska fortsätta leta alternativ.

10. Kort checklista att skriva ut

Här är en kondenserad checklista som du kan skriva ut och ta med till fabriken.

• Mål med besöket är definierat (val av leverantör, uppföljning, första order).
• Agenda är skickad i förväg och alla vet vad ni ska hinna med.
• Specifikation, foton och golden sample är med på resan.
• Produktion och maskinpark stämmer med den typ av produkt du vill göra.
• Kvalitetssystem, mätningar och spårbarhet finns på plats i vardagen, inte bara på papper.
• Arbetsmiljö, säkerhet och sociala förhållanden känns rimliga utifrån dina krav.
• Lager, packning och lastning ger förtroende och minimerar risk för skador.
• Certifikat, testrapporter och kundreferenser känns realistiska och relevanta för EU.
• Dina viktigaste frågor är besvarade, och leverantören är öppen med styrkor och svagheter.
• Du har dokumenterat intrycken och kan jämföra fabriken med andra alternativ på ett strukturerat sätt.

Relaterat: 10 vanliga misstag svenskar gör på Alibaba · Kvalitetskontroll i Kina – vilka inspektioner behövs · Importera från Kina – praktisk checklista för små serier