Importera från Kina, praktisk checklista för små serier

Den här checklistan är för dig som vill göra en första beställning i liten skala och undvika onödiga fallgropar. Det kan handla om allt från 50 till 500 enheter, där du vill testa marknaden innan du skalar upp. Punkterna nedan är i princip samma som jag går igenom med kunder i uppstarten av ett uppdrag, anpassat till små serier där varje krona och varje vecka spelar roll.

Målet är att du ska kunna importera små serier från Kina på ett strukturerat sätt, med kontroll på specifikation, kostnader, kvalitet, frakt, tull och moms redan från första ordern. Du kan använda checklistan både som planeringsverktyg och som avstämning innan du trycker på beställningsknappen.

1. Produkt och specifikation

Ju tydligare du är från början, desto mindre överraskningar senare. För små serier är det extra viktigt att undvika missförstånd eftersom en felaktig första batch ofta äter upp hela marginalen.

• Definiera material, mått, funktioner och toleranser. Bilder, enkla ritningar och referensprodukter räcker långt om de är tydliga och konsekventa.
• Lista krav på certifieringar och test, till exempel CE, REACH, RoHS, livsmedelskontakt, EMC eller leksaksdirektiv beroende på produktkategori och målmarknad.
• Beskriv packning och presentation, till exempel detaljförpackning, etiketter, manualer, språk, streckkoder och varningssymboler. Tänk på både butikshylla och e-handel.
• Bestäm målpris, målmarknad och kvalitetsnivå. Skriv ned vad som är acceptabelt, vad som är mindre viktigt och vad som är absoluta showstoppers.
• Fundera på framtida varianter redan nu, till exempel andra färger eller storlekar, så att konstruktion och verktyg inte låser dig när du vill skala upp.

2. Leverantörsval, dialog och MOQ

För små serier är valet av leverantör avgörande. Du vill ha en fabrik som både klarar kraven och är beredd att jobba med dig långsiktigt även om första ordern är liten.

• Välj inte bara den som är billigast. Titta på kommunikation, förståelse och flexibilitet i provfasen. De fabriker som tar frågor på allvar i början ger ofta minst huvudvärk senare.
• Stäm av MOQ tidigt. Förhandla inte bara antal, utan även om du kan dela upp i varianter, till exempel 100 enheter fördelat på två färger eller tre storlekar.
• Fråga hur de jobbar med kvalitetskontroll internt och om de har erfarenhet av export till EU. En fabrik som aldrig hört talas om CE eller REACH är sällan rätt partner för känsliga produkter.
• Dokumentera viktig information i ett enkelt leverantörsblad, till exempel kontaktperson, fabrikens adress, produktansvarig, MOQ, standardledtider och testcertifikat.

3. Prov, golden sample och tydlig referens

Provarbetet är där din produkt lämnar idéstadiet och blir något konkret. För små serier är ett tydligt referensprov ofta den billigaste försäkring du kan skaffa.

• Begär fysiska prov innan du beställer. Lägg tid på att känna, mäta, jämföra och dokumentera. Det är nu du upptäcker sådant som inte syns på en bild.
• Spara ett referensexemplar som golden sample hos dig och ett hos fabriken så att ni har samma utgångspunkt när ni diskuterar kvalitet.
• Dokumentera vad som är godkänt på provet, till exempel färg, känsla, tryckkvalitet, förpackning, etiketter och funktion. Foton med korta kommentarer räcker långt.
• Sätt provtid och sista datum för beslut så att projektet rör sig framåt och inte fastnar i oändliga provrundor som aldrig leder till skarp order.

4. Offert, totalkalkyl och incoterms

När du har specifikation och prov på plats är det dags att räkna. För små serier är det viktigt att se hela kostnadsbilden, inte bara styckpriset från fabriken.

• Be om offert med pris per styck, verktygskostnad, packningsspec, ledtid och MOQ. Be också om pris vid något högre volym så att du ser hur marginalen kan förbättras när du skalar.
• Välj incoterms efter situation:
  • EXW ger maximal kontroll men kräver att du hanterar all logistik från fabriken, ibland med extra lokala kostnader.
  • FOB är ofta en bra kompromiss där leverantören står för kostnader till ombordlastning och du väljer speditör.
  • CIF/CFR kan fungera om du har bra koll på lokala avgifter i ankomsthamn och litar på speditören som fabriken använder.
  • DDP kan passa för mycket små testserier där du vill ha totalpris till dörren, men kräver att upplägget är seriöst och att tull och moms hanteras korrekt.
• Räkna på totalkostnad per enhet, inklusive verktyg, frakt, tull, moms, emballage, etiketter, Amazon- eller lagersavgifter, ompackning och eventuell kvalitetsinspektion.
• Låt även ledtid ingå i kalkylen. En något högre kostnad per enhet kan ibland vara värt det om du får kortare ledtid, mer flexibilitet och mindre kapital bundet i lager.

5. Beställning, avtal och betalning

Här sätter du ramarna för hela samarbetet. En tydlig beställning minskar risken för diskussioner när godset redan är producerat.

• Använd ett tydligt Purchase Order som hänvisar till specifikation, prov, prislista, incoterms, leveransfönster, betalningsvillkor och kvalitetsnivå.
• Vanligt upplägg är 30 procent vid start och 70 procent före skeppning. Bekräfta mottagare och bankuppgifter skriftligt och var extra vaksam vid första betalningen.
• Om möjligt, använd säkrare betalningslösningar vid första ordern, till exempel escrow, trade assurance eller delbetalning kopplad till inspektionsrapport.
• Definiera hur ni hanterar reklamationer, omarbete och prisavdrag om kvalitetsutfallet inte motsvarar överenskommelsen. Skriv även hur ni hanterar restorder eller sena leveranser.

6. Kvalitet, AQL och inspektion

För små serier har du sällan råd med en hel batch som inte går att sälja. Kvalitetsarbetet är därför lika viktigt som priset.

• Planera minst en pre-shipment inspection när 80 till 100 procent av ordern är färdigproducerad. För mer komplexa produkter kan även en tidig inline-inspektion vara värd kostnaden.
• Arbeta med AQL-nivåer så att både du och fabriken utgår från samma tabeller och accepterad felprocent. Definiera vad som är kritiska, större och mindre fel.
• Be om foton och korta videoklipp från produktionen, framför allt vid första ordern, så att du ser hur produkten ser ut i verkligheten i fabriken.
• Dokumentera alla fel som upptäcks och koppla tillbaka till nästa order. Ju mer strukturerad feedback du ger, desto lättare blir det att höja kvalitetsnivån över tid.

7. Frakt, tull, moms och dokument

När produkterna är klara ska de hem. Här är det lätt att tappa kontrollen på kostnaderna, särskilt vid små volymer där frakten utgör stor del av totalpriset.

• Välj sjöfrakt när volymen är större och du har tid, ofta via LCL samlastning för små serier. Välj flyg eller kurir när tiden är viktigare än marginalen eller när du ska hinna till en mässa eller kampanj.
• Samla HS-koder och tullsatser i en enkel lista. Koden styr tullsats och ibland även krav på dokument och licenser.
• Kontrollera tullsats och grundläggande regler hos Tullverket och säkerställ att du har ett giltigt EORI-nummer innan import.
• Förbered kommersiell faktura, packlista, fraktdokument och eventuellt ursprungsintyg. Dokumenten ska matcha varandra i antal kollin, vikt och varuvärde.
• Kom ihåg att moms beräknas på tullvärdet plus frakt och tullavgift, och att du behöver korrekt dokumentation från tullen för att kunna lyfta importmomsen i bokföringen.

8. Mottagning, kontroll och uppföljning

Det sista steget är ofta det som avgör om du faktiskt tjänar pengar på din första import. Lägg lite extra energi här, så får du bra underlag för nästa order.

• Kontrollera slumpvisa kartonger när godset anländer, gärna mot ditt referensprov och dina definierade kvalitetskriterier.
• Dokumentera avvikelser med bilder och kortfattade anteckningar. Dela strukturerat med fabriken, hellre en samlad rapport än många lösa chattar.
• Besluta vad som kräver åtgärd direkt, till exempel prisavdrag, ompackning, reparation eller skrotning, och vad som bara är lärdom till nästa order.
• Uppdatera dina interna dokument med nya kostnader, verkliga ledtider, kvalitetsutfall, reklamationer och förbättringspunkter för nästa beställning.

9. Lönsamhet, prissättning och nästa steg

När första batchen är såld är det dags att fundera på vad du tar med dig in i nästa köp. Här kopplar du ihop import, prissättning och affärsmodell.

• Räkna på verklig bruttomarginal per produkt när allt är med, inklusive frakt, tull, moms, returer, reklamationer, extra arbete och eventuella rabatter.
• Fundera på prissättningen. Ska priset upp vid nästa order eller kan du behålla nuvarande nivå och istället förbättra marginalen genom bättre fraktupplägg och större volymer.
• Identifiera förbättringar som kan sänka kostnaden vid nästa order, till exempel bättre fyllnadsgrad i frakten, justerad förpackning, höjd MOQ eller mer standardiserad specifikation.
• Fundera på om du ska bredda sortimentet hos samma leverantör eller hellre fördjupa samarbetet med en eller två storsäljare som du skalar upp.
• Dokumentera lärdomarna, både det som gick bra och det som var jobbigt, medan allt är färskt i minnet. Den erfarenheten är ett av dina viktigaste tillgångar inför nästa import.

10. Kort checklista att skriva ut

Här är en koncentrerad version som du kan använda som intern checklista för nästa Kinaorder.

• Produkt och specifikation är tydligt dokumenterad med material, mått, funktion, kvalitet och packning.
• Leverantör är utvald med fokus på kommunikation, erfarenhet och vilja att jobba med små serier.
• Prov är godkänt och golden sample finns både hos dig och hos fabriken.
• Offert är genomgången med totalkalkyl per enhet, inklusive verktyg, frakt, tull och moms.
• Incoterms är valda utifrån kontrollbehov och kassaflöde, inte bara historik eller vana.
• Purchase Order är skickad och bekräftad, med tydliga villkor för kvalitet, leveransfönster och betalning.
• Kvalitetsplan finns, inklusive eventuell pre-shipment inspection och definierade AQL-nivåer.
• Fraktupplägg, HS-koder, tullsats, EORI och nödvändiga dokument är klara.
• Plan för mottagning och kvalitetskontroll i Sverige är genomtänkt och ansvariga personer är utsedda.
• Lönsamhetskalkyl och plan för nästa steg är förberedd, så att du snabbt kan besluta om uppföljande order.

Relaterat: Vietnam som alternativ till Kina · FBA flöde från Asien till Amazon · HS-koder och tulltaxa · CE-märkning och dokument