Kvalitetskontroll i Kina – vilka inspektioner behövs och vad kostar de?

Många svenska företag underskattar hur mycket en välgjord kvalitetskontroll i Kina faktiskt påverkar slutresultatet. Det är lätt att lägga timmar på prisförhandling och frakt, men bara några minuter på att prata om QC. Resultatet blir ofta reklamationer, extrakostnader och långa mailtrådar med fabriken när något redan gått fel.

I den här guiden går jag igenom vilka inspektioner som finns, när de används, hur AQL fungerar och ungefär vad du kan räkna med att de kostar. Målet är att du ska kunna sätta ihop ett kvalitetsupplägg som passar din produkt, inte bara kryssa i “final inspection” för att det låter bra.

1. Varför kvalitetskontroll i Kina är en investering, inte en kostnad

En typisk inspektion i Kina kostar ofta mindre än en enda pall som måste skrotas eller reas ut på grund av fel. Det är lätt att tänka att du “sparar” 3000–4000 kronor genom att hoppa över QC, men i praktiken ökar du risken att tappa en hel säsongs marginal eller till och med en kundrelation.

Några saker jag alltid tittar på innan vi bestämmer QC-upplägg:

• Hur hög är produktens risknivå – teknisk, säkerhetsmässig eller varumärkesmässig?
• Vilka kontraktskrav har du mot din kund i Sverige eller Europa?
• Hur svårt är det att åtgärda ett fel efter att varorna lämnat fabriken?
• Hur stora är orderbeloppen nu, och hur ser planen ut framåt?

För många av mina kunder landar vi i att en strukturerad QC-plan är en förutsättning för att kunna växa. Inte en extra kostnad att “se över senare”.

2. De tre klassiska inspektionerna: pre-production, during-production och final

När vi pratar om kvalitetskontroll i Kina menar vi ofta en eller flera av dessa tre huvudtyper:

2.1 Pre-production inspection (PPI)

Pre-production inspection görs innan produktionen är igång. Fokus ligger på material, komponenter, maskinuppsättning och hur fabriken planerar att tillverka.

Jag använder PPI när:

• det är en ny fabrik eller en ny, mer komplex produkt
• materialval, tyg, ytbehandling eller elektronik är kritiska
• vi behöver säkerställa att fabriken verkligen förstått ritningar och specifikationer

En enkel PPI kan bestå av att inspektören går igenom material, dokument och ett fåtal provuppställningar på plats. Här kan vi stoppa eller justera innan fabriken hunnit göra tusen enheter på fel sätt.

2.2 During-production inspection (DUPRO)

During-production inspection görs normalt när 20–60 procent av ordern är färdigproducerad. Då ser vi både process och faktiska produkter från linan.

DUPRO är värdefullt när:

• produkten har många moment, till exempel stoppning, sömnad, ytbehandling och montering
• det är första serietillverkningen efter prototyp
• leadtime är lång och det är dyrt att göra om eller komplettera i sista stund

Vid en DUPRO jobbar vi ofta med AQL-provtagning (se längre ned) på de delar av ordern som redan är klara, samtidigt som vi går längs linan och ser hur arbetet faktiskt utförs.

2.3 Final inspection / Pre-shipment inspection (PSI)

Final inspection, ibland kallad pre-shipment inspection, görs när minst 80 procent av varorna är färdigpackade och resten är klart att packas inom kort.

Målet är att:

• verifiera att antal, specifikation och finish stämmer med ordern
• kontrollera förpackning, etiketter, manualer och märkning
• hitta eventuella systematiska fel innan varorna lastas i container eller på pall

Här ska vi kunna fatta beslutet “ship or not ship”. Hittar vi fel på final inspection måste fabriken åtgärda innan lastning, eller så justeras pris och ansvar enligt vad ni skrivit in i avtalet.

3. Kompletterande kontroller: labbtester och container loading check

3.1 Labbtester och certifikat

För många kategorier räcker det inte att bara “se” att varan ser bra ut. Vi behöver veta att den klarar kemikaliekrav, brandkrav eller elektriska säkerhetskrav. Då lägger vi in labbtester hos oberoende testhus.

Vanliga exempel:

• REACH- och RoHS-tester för elektronik, plast och textil
• Brandtester på möbeltyger eller skum
• Mekaniska tester på beslag, gångjärn och konstruktioner

Testerna planeras ofta parallellt med första produktionen. Resultaten blir sedan en del av din tekniska dokumentation i EU.

3.2 Container loading check (CLC)

En container loading check görs när varorna lastas. Inspektören ser att rätt produkt, rätt antal och rätt kartonger faktiskt kommer in i containern – och att lastningen är stabil.

Jag rekommenderar CLC när:

• ordervärdet är högt och du vill minimera risken för switchade varor eller fel etiketter
• förpackningen är känslig eller volymen utnyttjar containern maximalt
• fabriken eller speditören är nya för dig

Här dokumenteras container-ID, plomber, foton på lastning och hur kartonger staplas. Det är ovärderligt om något händer under transporten.

4. Så fungerar AQL vid provtagning

AQL, Acceptable Quality Limit, är den standard som nästan alla inspektionsbolag använder när de väljer hur många enheter som ska kontrolleras och hur många fel som är acceptabla.

Grundprincipen är:

• du väljer en AQL-nivå för kritiska, stora och mindre fel
• inspektören använder en tabell för att få fram antalet prover som ska kontrolleras
• utfallet avgör om batchen blir godkänd eller underkänd

För konsumentprodukter jobbar jag ofta med något i stil med:

• Critical: 0 (inga kritiska fel tillåtna)
• Major: AQL 2,5
• Minor: AQL 4,0

Exakt nivå beror på produkt, risk och vad du och kunden kommit överens om. En viktig poäng är att AQL inte betyder att “x procent får vara fel” utan att vi statistiskt accepterar en viss kvalitet utifrån provtagningen.

5. Vad kostar en kvalitetskontroll i Kina i praktiken?

Priset varierar beroende på produkt, ort och inspektionsbolag, men som riktmärke för tredjepartsinspektioner brukar jag räkna så här:

• Standardinspektion per dag: cirka 260–380 USD (ungefär 2 800–4 200 SEK)
• Reseersättning om fabriken ligger långt från större hubbar
• Labbtester: från några hundra till flera tusen USD beroende på typ av test

För en mindre order där varuvärdet kanske är 150 000 SEK kan en final inspection för 3 500–4 000 SEK kännas dyr. Men alternativet, att få in en sändning med 15 procent fel, blir snabbt mycket dyrare i extrahantering, reklamationer och förlorad försäljning.

6. Så läser du en inspektionsrapport – vad ska alltid finnas med?

En bra rapport är mer än några foton och en OK/NOT OK-stämpel. När jag går igenom rapporter tittar jag särskilt på:

• Sammanfattning på första sidan med tydligt resultat, till exempel “PASS with remarks” eller “FAIL”.
• Orderinformation – artikelnummer, PO-nummer, mängd, produktnamn.
• Provtagning enligt AQL – hur många prover, hur många fel per kategori.
• Måttabeller – särskilt för textil, möbler och komponenter där toleranser är viktiga.
• Foton på defekter med kort beskrivning och typ (kritisk, major, minor).
• Kontroll av märkning och förpackning – etiketter, streckkoder, varningstexter.
• Kontroll av funktion – till exempel att alla elektriska produkter testats på plats.

Ser du rapporter där det mest är poserande gruppbilder och få konkreta tabeller är det ofta ett tecken på att inspektören inte jobbar strukturerat.

7. Ska du använda fabrikens egen QC, tredjepart eller både och?

Alla seriösa fabriker har intern kvalitetskontroll, men det betyder inte att den alltid räcker för dina krav. I praktiken hamnar vi ofta i en kombination:

• Fabrikens QC sköter löpande kontroll vid varje station.
• Tredjepart verifierar resultatet vid utvalda punkter, till exempel DUPRO och final inspection.
• Din egen närvaro vid kritiska moment eller när du bygger upp en ny produktlinje.

För vissa kunder gör vi första eller andra ordern med relativt tät tredjepartsnärvaro och skalar sedan ned när vi vet att fabriken levererar stabilt.

8. Vanliga misstag svenska företag gör kring kvalitetskontroll

Efter många år i Kina ser jag samma mönster om och om igen. Här är några av de vanligaste fällorna – och hur du undviker dem.

• “Vi litar på fabriken, vi har bra relation.”
  Bra relation är värdefullt, men ersätter inte mätbara krav. Sätt alltid upp tydliga specifikationer och QC-punkter även med favoritleverantören.
• Otydliga toleranser.
  Att skriva “mått enligt ritning” räcker inte. Lägg till tillåtna avvikelser på längd, bredd, vikt, färg och finish där det är viktigt.
• Ingen koppling mellan QC och betalningsvillkor.
  Om slutbetalningen görs innan någon final inspection har du väldigt lite att förhandla med om fel dyker upp. Anpassa betalningsplanen efter QC-planen.
• Fel förväntningar på vad QC kan lösa.
  En inspektion är kontroll, inte produktutveckling. Stora konstruktionsfel måste lösas långt tidigare i processen.
• Ingen uppföljning.
  Rapporter sparas i en mapp men leder inte till ändrade instruktioner. Använd varje inspektion för att justera specifikationer, bilder och checklistor till nästa order.

9. Exempel på en enkel QC-plan för en ny produkt

För att göra det konkret, här är ett typiskt upplägg jag kan föreslå för en ny kund som tar fram en egen produkt i Kina:

• Före order: tydlig specifikation med foton, ritningar, toleranser och krav på dokumentation.
• Prototyp: skickas till Sverige, mäts och testas. Kommentarer samlas i ett protokoll.
• Pre-production inspection: kontroll av material, komponenter och första uppsättningen på linan.
• During-production inspection: AQL-kontroll när cirka 30–40 procent är klara.
• Final inspection: full AQL-kontroll, förpackning, etiketter och fotodokumentation.
• Container loading check: vid höga ordervärden eller känsliga produkter.

Alla dessa steg behöver inte vara lika tunga varje gång. Poängen är att du har en förutsägbar process där du vet vad som händer om något inte uppfylls.

10. Checklista – detta ska stå i ditt QC-avtal med fabriken

Avslutningsvis, här är en kort checklista du kan använda när du skriver avtal eller PO med din leverantör:

• Vilka inspektionstyper som ingår (PPI, DUPRO, final, CLC).
• Vilka AQL-nivåer som gäller för kritiska, stora och mindre fel.
• Vad som händer vid FAIL – omarbete, ominspektion, prisavdrag eller annullering.
• Vem som betalar inspektionen vid PASS respektive FAIL.
• Vilka dokument fabriken ska skicka efter varje inspektion (rapport, foton, packlista).
• Hur tidsplanen ser ut – när fabriken måste meddela att varor är redo för QC.

Ju mer konkret ni är här, desto färre diskussioner behöver ni ta senare när tiden egentligen borde läggas på nästa order och produktutveckling.

Behöver du hjälp att sätta rätt nivå på kvalitetskontrollen?

Om du känner att kvalitetskontrollen idag mest är en magkänsla, eller om du gång på gång får in sändningar där något inte stämmer, kan jag hjälpa dig att sätta en tydlig QC-strategi för dina produkter i Kina och Vietnam.

Vi går igenom din produktportfölj, dina befintliga leverantörer och vilka risker som är viktigast att hantera. Sedan bygger vi ett upplägg med inspektioner, rapporter och betalningsvillkor som gör att både du och fabriken vet vad som gäller.

Relaterat: Kvalitetskontroll i Kina, metoder som fungerar · REACH och materialkrav · Incoterms för import från Kina · Planera ledtid och buffertar