10 vanliga misstag svenskar gör på Alibaba, och hur du undviker dem

Alibaba är ett fantastiskt verktyg, men också fullt av fallgropar. I den här guiden går jag igenom vanliga misstag som svenska företag gör, från att välja fel leverantör till att missa viktiga detaljer i offert och avtal, och hur du undviker dem. Mycket av detta bygger på sådant jag har sett i verkliga projekt, både när jag har fått rycka in och rädda en situation och när vi gjort rätt från början.

Målet är inte att skrämma bort dig från Alibaba, utan att ge dig ett mer realistiskt sätt att använda plattformen. Ser du Alibaba som ett verktyg i en större sourcingsprocess, och inte som en magisk genväg, har du redan tagit första steget mot tryggare affärer med Kina.

1. Att tro att alla leverantörer på Alibaba är fabriker

Ett av de vanligaste misstagen är att utgå från att alla leverantörer på Alibaba är fabriker som själva producerar varan. I praktiken är en stor del tradingfirmor, agenter eller blandformer som köper in från flera fabriker. Ibland är det inget problem, men du behöver veta vad du pratar med eftersom det påverkar pris, flexibilitet och kontroll över kvalitet.

• Fråga hur många produktionslinjer de har, maskintyper och kapacitet per månad.
• Be om bilder och kort video från produktionen, inte bara från showroom och kontor.
• Ställ tekniska frågor om processen som en riktig fabrik bör kunna svara på utan att tveka.
• Acceptera att en bra tradingfirma ibland kan vara rätt, men gör valet med öppna ögon.

2. Att lita blint på Gold Supplier och olika badges

Gold Supplier, Verified Supplier och olika badges kan ge en viss trygghet, men de är inte samma sak som en seriös och långsiktig partner. Jag har sett både bra och dåliga leverantörer i alla kategorier. Problemet uppstår när företag använder badges som enda urvalskriterium.

• Använd badges som en grov första filtrering, inte som avgörande bevis på kvalitet.
• Kombinera alltid med egen kontroll av företagsuppgifter, certifikat och kundreferenser.
• Be om testrapporter och kontrollera att de gäller rätt produkt och rätt standarder för EU.
• Ta reda på hur länge leverantören funnits på plattformen och hur ofta de uppdaterar sin profil.

3. Otydliga förfrågningar, inga riktiga specifikationer

Ett klassiskt misstag är att skicka ut en väldigt generell förfrågan och hoppas på att leverantören ska fylla i resten. Resultatet blir offerter som inte går att jämföra och en produkt som aldrig blir riktigt det du hade tänkt dig. Det här blir extra känsligt när du ska skicka kalkyler vidare internt eller fatta beslut om en första import.

• Beskriv material, mått, funktion, färg, toleranser och packning så konkret du kan.
• Bifoga skisser, foton på referensprodukter och enkel ritning om det finns.
• Tala om vilka certifieringar och tester som krävs på EU marknaden.
• Använd gärna samma text och bilagor till alla leverantörer så att offerterna går att jämföra.

4. Att bara titta på lägsta pris och ignorera totalkostnad

Det är frestande att sortera leverantörer på lägsta pris och börja där. Men lägsta pris per styck säger väldigt lite om din faktiska kostnad in till Sverige. Frakt, verktyg, emballage, tull och kvalitet kan snabbt äta upp en liten prisskillnad.

• Be om pris på flera volymer, till exempel 100, 300 och 500 enheter.
• Ta reda på vad som ingår i priset, till exempel packning, etiketter, manual och kartong.
• Gör en enkel totalkalkyl med varuvärde, frakt, tull, moms och eventuella kvalitetsinspektioner.
• Värdera också ledtid, kommunikation och flexibilitet, inte bara priset på första raden.

5. Att hoppa över prov och golden sample

En del företag försöker spara tid och pengar genom att hoppa över provfasen och gå direkt till skarp order. Det kan fungera på väldigt enkla produkter, men för det mesta är det ett dyrt misstag. Skillnaden mellan en snygg produktbild på Alibaba och den faktiska varan i handen kan vara enorm.

• Beställ prov innan du lägger order, särskilt vid nya produkter eller nya leverantörer.
• Spara ett prov som golden sample hos dig och ett hos fabriken, så har ni samma referens.
• Dokumentera vad som är godkänt, gärna med bilder och enkla kommentarer.
• Kom ihåg att ett bra prov är en billig försäkring jämfört med en felaktig hel order.

6. Att ta hela dialogen i chatt utan dokumentation

Alibabas chattfunktion är bekväm, men inte optimal som enda kanal för viktiga beslut. Information försvinner, personer byts ut, och det blir svårt att bevisa vad som egentligen var överenskommet när något går fel. Här ser jag många missförstånd som hade kunnat undvikas med lite mer struktur.

• Använd chatten för snabb dialog, men sammanfatta viktiga beslut i mejl eller som bilaga.
• Lägg specifikation, pris, leveransvillkor och kvalitetskrav i en tydlig bifogad fil.
• Be leverantören att bekräfta den sammanfattningen, inte bara ett enskilt chattmeddelande.
• Spara ner viktiga delar i ditt eget system så att du inte är beroende av en chatt historik.

7. Riskabla betalningsupplägg utanför plattformen

En annan återkommande fälla är att gå med på betalningar som helt flyttar risk från leverantören till dig. Till exempel hela förskottsbetalningar till privata konton, eller betalning i kryptovaluta där du har väldigt lite att hålla i om något går fel. Här är det ofta stress eller lockande pris som gör att man släpper sin normala försiktighet.

• Var försiktig med att gå utanför Alibabas egen betalningslösning vid första ordern.
• Om du betalar direkt, säkerställ att kontot tillhör företaget och stämmer med bolagsuppgifter.
• Ett vanligt upplägg är handpenning och slutbetalning efter godkänd inspektion och foton.
• Vid större affärer kan remburs eller annan banksäkrad lösning vara värd att överväga.

8. Att inte kontrollera dokument, certifikat och standarder

På produktsidor står det ofta att produkten uppfyller CE, RoHS eller andra standarder. Det betyder inte att all dokumentation är korrekt och uppdaterad. Som importör till Sverige har du alltid ansvaret gentemot myndigheter och kunder, oavsett vad som stod på Alibaba.

• Be om riktiga testrapporter, inte bara logotyper och fina ord i chatt eller katalog.
• Kontrollera att rapporterna gäller rätt produkt, rätt modell och rätt standard.
• Fundera på om testerna behöver uppdateras eller kompletteras inför din lansering.
• Förbered tidigt hur du ska hantera CE dokumentation, manualer, etiketter och spårbarhet.

9. Ingen plan för kvalitet och inspektion innan skeppning

Det är lätt att lägga all energi på pris och leveranstid, och nästan ingen på kvalitet efter att produktionen är igång. Första gången du verkligen ser hela batchen är ibland när den står på ditt lager i Sverige, och då är det i praktiken för sent att rätta till större fel.

• Planera minst en slutinspektion innan skeppning, särskilt vid första ordern.
• Definiera vad som är kritiska, större och mindre fel, gärna med exempel i bild.
• Använd AQL nivåer så att både du och leverantören utgår från samma tabeller.
• Be om foton och video från produktionen, inte bara från lager när allt redan är packat.

10. Att se varje order som engångsköp i stället för relation

Det sista misstaget är mer kulturellt. Många går in på Alibaba med mindset att varje order är isolerad, som om du köper från en anonym butik på nätet. I praktiken jobbar du med människor som kommer lägga mer energi på dig om de känner att det finns en framtid i samarbetet.

• Var tydlig med att första ordern är ett test, men att du gärna bygger långsiktigt om det fungerar.
• Ge strukturerad feedback, både när något är bra och när något behöver ändras.
• Var rimlig i dina krav, men konsekvent när ni kommit överens om något.
• Fundera på hur du kan växa tillsammans med en eller två nyckelleverantörer i stället för att hoppa runt.

Sammanfattning, så använder du Alibaba på ett smartare sätt

Alibaba i sig är varken bra eller dåligt. Det är ett verktyg som kan förstärka både bra och dåliga arbetssätt. Med tydliga specifikationer, bättre kontroll på leverantörer, mer strukturerad dialog och en plan för kvalitet och dokument kan du använda plattformen som ett effektivt fönster mot den kinesiska marknaden, i stället för ett lotteri.

Det viktigaste är att du inte låter plattformens enkelhet lura dig att hoppa över de steg som krävs vid all seriös import. Du är fortfarande ansvarig som importör i Sverige, med allt vad det innebär kring säkerhet, dokumentation, tull och moms. Ser du Alibaba som en del av en hel kedja, inte som hela kedjan, har du kommit långt.

Relaterat: Importera från Kina, praktisk checklista för små serier · Kvalitetskontroll i Kina, vilka inspektioner behövs · DDP eller FOB, så väljer du rätt incoterm