Så sätter du ett FBA-flöde från Asien till Amazon

Ett vältrimmat Amazon FBA-flöde är skillnaden mellan ett lager som alltid känns tomt och en maskin som bara rullar. När flödet sitter blir inleveranser nästan rutin, du kan fokusera på försäljning och optimering, och du slipper brandkårsutryckningar varje gång en container närmar sig Amazons lager.

I den här guiden går jag igenom hur du bygger ett stabilt FBA-flöde från Asien till Amazon. Steg för steg, från planering i Seller Central och FNSKU till märkning och packning i fabrik, val av frakt, tullhantering, inleverans på Amazons lager och uppföljning efteråt. Tanken är att du ska kunna använda guiden både som överblick och som praktisk checklista när du sätter nästa sändning.

1. Planera FBA-flödet innan du skapar första sändningen

Det är lockande att bara “skapa en shipment” i Seller Central och lösa detaljerna senare. Men Amazon FBA belönar dem som planerar i förväg. Ett genomtänkt upplägg gör stor skillnad när du börjar skala och ska hantera flera SKU, flera marknader och återkommande inleveranser.

• Bestäm vilka marknadsplatser du vill leverera till, till exempel Amazon.de, Amazon.se, Amazon.co.uk eller Amazon.com. Olika marknader innebär olika momsregler, krav på etiketter och ibland olika lagerstrategier.
• Fundera över vilken servicenivå du vill hålla. Är målet att aldrig ha slut i lager, eller kan du leva med korta gap mellan inleveranserna för att hålla ner kapitalbindning.
• Gör en enkel prognos på 3–6 månader per SKU. Utgå från försäljningstakt, kampanjer och högtider. Lägg till säkerhetsmarginal för förseningar i produktion eller frakt.
• Definiera vem som gör vad i flödet, till exempel fabrik, agent, speditör, tredjepartslager och ditt eget team. Skriv ned ansvar per steg så att inget faller mellan stolarna.

Med en tydlig grundplan blir allt annat lättare. Du får ett FBA-flöde som går att upprepa och förbättra, istället för en ny improvisation varje gång du bokar frakt från Asien.

2. Förberedelser i Seller Central

När strategin sitter är nästa steg att skapa ordning i Seller Central. Här lägger du grunden för hur Amazon uppfattar dina produkter, dina FNSKU och dina inleveranser.

• Skapa produktlistningar som är kompletta, med bra bilder, tydliga titlar, rätt attribut och korrekta produktmått. Det är inte bara bra för SEO på Amazon, det minskar också risken för fel i plock och inleverans.
• Generera FNSKU-etiketter för varje SKU. Bestäm redan nu om de ska appliceras i fabriken, av ett 3PL-lager eller av Amazon mot avgift.
• Sätt upp en första inleveransplan för en pilotbatch. Börja gärna med en mindre sändning för att testa flödet innan du skickar full volym.
• Notera vilket lager eller vilka lager Amazon dirigerar dina varor till. Läs igenom eventuella specifika krav på exempelvis pall, tidsbokning eller maxmått.
• Skapa en intern mapp eller struktur där du sparar alla FNSKU-filer, carton labels och shipment-ID för framtida referens.

Ju mer strukturerad du är här, desto mindre tid lägger du senare på att leta efter vilken etikett som hörde till vilken sändning.

3. Märkning och packning i fabrik, undvik onödiga FBA-avvikelser

Fabriken i Kina, Vietnam eller ett annat asiatiskt land är navet i ditt FBA-flöde. När märkningen och packningen är rätt från början minskar risken dramatiskt för problem på Amazons lager. När fabriken gissar eller hittar på egna lösningar ökar riskerna lika dramatiskt.

• FNSKU på varje enhet enligt Amazons mått, placering och kontrast. Undvik runda hörn, kanter och ojämna ytor som gör streckkoden svår att skanna.
• Säkerställ att inga andra streckkoder konkurrerar, till exempel fabriks EAN som inte används på Amazon. Dessa kan behöva täckas eller tas bort.
• Skapa en tydlig packlista per kartong med SKU, antal enheter, nettovikt och bruttovikt. Den ska överensstämma med det du anger i Seller Central.
• Använd korrekta carton labels från Seller Central och placera dem på minst två motstående sidor. Undvik att sätta dem ovanpå kartongen eller över bandning och kraftiga veck.
• Om du arbetar med set eller multipack, se till att det står tydligt “Sold as set, do not separate” på förpackningen, tillsammans med rätt FNSKU.
• Följ Amazons krav för polybag, suffocation warnings och pallmått. Det låter detaljerat, men varje avvikelse kan leda till extra hantering och avgifter.

En enkel men effektiv rutin är att be fabriken skicka foton och korta videor på de första kartongerna när de märks upp. Du ser direkt om FNSKU sitter fel, om carton labels hamnat på ovansidan eller om något annat brister.

4. Val av fraktlösning, flyg, sjö eller tåg

Frakten mellan Asien och Amazons lager påverkar både din ekonomi och din lagerhälsa. Det finns ingen lösning som är bäst i alla lägen, men några tumregler gör valet enklare.

• Flygfrakt passar när:
  • Varan har högt värde per kilo och marginalen tål högre fraktkostnad.
  • Du behöver fylla på snabbt, till exempel inför kampanjer eller efter en oväntad försäljningsspik.
  • Du vill testa en ny produkt med en mindre första batch och prioritera hastighet.
• Sjöfrakt passar när:
  • Volymen är större och fraktkostnad per enhet är avgörande.
  • Du kan planera 6–10 veckor framåt och har viss buffert i lagret.
  • Du har produkter som säljer stabilt över tid och inte är extremt säsongsberoende.
• Tåg eller multimodala lösningar kan ibland vara ett mellanting mellan tid och pris, särskilt mellan Kina och vissa delar av Europa.

Bestäm också om du vill arbeta med DDP-lösningar där säljaren ansvarar för tull och moms, eller med egen speditör via till exempel FOB. Egen speditör ger ofta mer transparens kring tulltaxa, moms och lokala avgifter, men kräver att du eller din partner har koll på importreglerna.

5. Tull, HS-kod och dokumentation, glöm inte myndighetsperspektivet

Det är lätt att se FBA-flödet som något som bara berör dig, fabriken och Amazon. I praktiken sitter Tullverket, Skatteverket eller motsvarande myndigheter med i bakgrunden, särskilt när du importerar direkt från Kina eller Vietnam till EU eller UK.

• Fastställ korrekt HS-kod för varje produkt. Den styr tullsats, eventuella antidumpningstullar och om särskilda licenser eller intyg krävs.
• Se till att kommersiell faktura och packlista är tydliga. Varubeskrivning, HS-kod, antal, enhetspris och totalvärde ska kännas logiska och spårbara.
• Bestäm vem som står som importör och vilket EORI-nummer som används vid import. Det kan vara ditt företag eller ett ombud, beroende på upplägg.
• Hantera moms och tull korrekt i det land där varorna först kommer in i EU eller UK. Fel här kan slå mot både marginal och likviditet.
• Vid behov, ordna ursprungsintyg, CE-dokumentation och andra intyg som kan krävas vid kontroll eller för att sänka tull.

För svenska företag är det alltid klokt att kombinera information från speditören med rekommendationer från Tullverket. FBA-flödet måste fungera både logistiskt och juridiskt.

6. Inleverans till Amazons lager, från lastbil till incheckade SKU

När godset närmar sig Amazons lager är målet att allt ska flyta så friktionsfritt som möjligt. Här möts speditörens verklighet, Amazons check in process och din planering i Seller Central.

• Se till att speditören har rätt FBA-nummer, lageradress och bokningsreferenser. Små fel här skapar onödigt strul i terminalen.
• Vid pallflöden behöver leveranser ofta förbokas via Carrier Central eller motsvarande. Be speditören bekräfta att bokning är gjord och godkänd.
• Stäm av med speditören när godset lastas av och när leveransen faktiskt sker. Då vet du ungefär när inleveransen bör synas i Seller Central.
• När Amazon har checkat in sändningen ska du verifiera att antal enheter och kartonger stämmer med din plan. Små differenser kan bero på avrundning, större avvikelser behöver utredas.

Om något ser konstigt ut, öppna ett case i Seller Central så tidigt som möjligt. Beskriv situationen med lugn, bifoga packlista, fraktdokument och gärna foton från fabrik eller terminal, och följ upp tills ärendet är stängt.

7. Skillnader mellan FBA-flöde till Europa och till USA

Grunden i FBA-flödet är densamma oavsett om du skickar till Amazon i Europa eller USA, men det finns några viktiga skillnader att ta hänsyn till.

• För Europa behöver du oftare tänka på flöden mellan flera länder, till exempel import i ett land och vidare distribution inom EU. Moms och lagring i flera länder kan kräva särskilda upplägg.
• För USA är tullsystemet och produktreglerna annorlunda, och vissa produktkategorier kan kräva särskilda registreringar eller godkännanden innan import.
• Etikettkrav och text på förpackning kan skilja sig mellan regionerna. Det du använder som standard i EU fungerar inte alltid i USA utan kompletteringar.

Om du vet att du på sikt vill sälja både i Europa och USA kan det löna sig att ta fram en global grundförpackning och sedan lägga till regionunika etiketter ovanpå.

8. Vanliga fallgropar i FBA-flödet från Asien

De flesta problem jag ser i FBA-flöden mellan Asien och Amazon är inte unika. De upprepas gång på gång hos olika företag. Att känna igen dem gör det betydligt enklare att undvika dem.

• Märkning som inte följer Amazons schema, till exempel carton labels på ovansidan, saknade palletiketter eller blandade SKU i kartonger som skulle vara single SKU.
• Inleveransplaner i Seller Central som ändrats flera gånger utan att någon uppdaterat packlista och dokument, vilket leder till att siffror inte stämmer vid incheckning.
• Otydlig ansvarsfördelning mellan fabrik, agent och speditör där ingen egentligen tar helhetsansvaret för att FNSKU, carton labels och pallmärkning är korrekta.
• För optimistiska ledtider, där produktion, frakt, tull och inleverans alla antas gå på minimitid. När verkligheten blir några dagar långsammare tappar du lager och försäljning.
• Ingen uppföljning. Samma misstag upprepas eftersom ingen dokumenterar avvikelser och justerar processen till nästa sändning.

En enkel motåtgärd är att varje steg i flödet får en egen checklista, och att ingen får “skicka vidare” förrän allt är avbockat.

9. Bygg säkerhetslager och triggar för nya FBA-sändningar

Ett FBA-flöde handlar inte bara om hur du skickar nästa sändning, utan också om när du beställer den. Här kommer säkerhetslager och beställningspunkter in.

• Beräkna din genomsnittliga försäljning per dag per SKU på Amazon.
• Beräkna din totala ledtid från order till inleverans på lager, inklusive produktion, frakt, tull och check in hos Amazon.
• Lägg till ett säkerhetspåslag i dagar för förseningar, särskilt kring högtider, Golden Week, kinesiskt nyår och peak season i sjöfrakt.
• Bestäm en beställningspunkt där du alltid startar nästa sändning när lagernivån når en viss nivå.

Du behöver inte göra avancerade Excelmodeller, men en enkel beräkning på papper eller i ett kalkylark gör dig redan betydligt mer proaktiv än många andra Amazon-säljare.

10. Exempel på enkel tidslinje för ett FBA-flöde

Som en grov riktlinje kan ett standardflöde från fabrik i Asien till Amazon i Europa se ut så här, om du använder sjöfrakt:

• Vecka 1–2: Produktion, intern kvalitetskontroll och märkning i fabrik, inklusive FNSKU och carton labels.
• Vecka 3: Bokning av frakt, exportklarering och lastning på fartyg eller tåg.
• Vecka 4–7: Sjötransport, lossning i mottagarland, tullklarering och eventuell lagring lokalt.
• Vecka 7–8: Transport till Amazons lager, inleveransbokning och incheckning av varor.

Med flygfrakt kan du korta ner tidslinjen med två till tre veckor, men fraktkostnaden per enhet blir högre. I praktiken använder många en mix där de första lådorna går med flyg för att snabbt fylla på lager, och resten går med sjö för att hålla nere totalkostnaden.

11. Checklista för ditt FBA-flöde från Asien

Här är en sammanfattande checklista du kan använda inför nästa FBA-sändning från Asien till Amazon:

• Strategi och prognos för 3–6 månader är definierad per SKU.
• Seller Central: produkter, FNSKU och inleveransplan är korrekt uppsatta.
• Fabriksinstruktioner för märkning, packning, polybags och pallupplägg är tydliga och bekräftade.
• Fraktlösning vald, med klar ansvarsfördelning för tull, moms och importörsroll.
• HS-kod, kommersiell faktura, packlista och eventuella certifikat är kontrollerade.
• Speditören har fått rätt referenser, FBA-nummer och instruktioner till Amazons lager.
• Fotodokumentation finns på produkt, etiketter, kartonger och pallar.
• Du övervakar inleveransen i Seller Central och hanterar avvikelser direkt.
• Lärdomar dokumenteras efter varje sändning och används för att förbättra nästa flöde.

12. Behöver du hjälp att sätta upp ditt FBA-flöde

Om du upplever att FBA-flödet från Asien är rörigt, eller om du står inför din första Amazon-satsning och vill göra rätt från början, kan jag hjälpa dig att sätta en stabil struktur. Vi kan gå igenom dina produkter, dina leverantörer i Kina eller Vietnam och dina ambitioner på Amazon, och sedan bygga ett flöde som håller för både dagens och morgondagens volymer.

Det handlar inte bara om att skicka en container till Amazon, utan om att skapa ett FBA-flöde som går att upprepa, förbättra och skala utan att du tappar kontroll på tull, fraktkostnader eller lagernivåer.

Relaterat: Etiketter och FBA-krav · Checklista för att importera från Kina · Vietnam som alternativ till Kina · Märkning och förpackning som håller