Märkning och förpackning vid import – komplett guide för Kina & Vietnam

Korrekt märkning och rätt förpackning är avgörande för att undvika förseningar, skador, tullproblem och extra kostnader när du importerar från Kina eller Vietnam. En felplacerad etikett, saknade varningssymboler eller för svaga kartonger kan kosta både tid och pengar. Samtidigt är det här en av de delar i importflödet som är enklast att få rätt om du planerar tydligt och gör märkning och packspec till en del av din kvalitetskontroll.

Den här guiden gäller oavsett om du importerar elektronik, textil, möbler, hushållsprodukter, sportartiklar eller mindre konsumentvaror. Principerna är desamma och de flesta fabriker uppskattar när du skickar tydliga, visuella instruktioner i stället för att lämna allt till deras standardlösning.

Ser du den här artikeln som en checklista inför nästa order får du bättre spårbarhet, färre skador och en smidigare hantering i tull, på lager och ute i butik eller hos slutkunden. Jag länkar också vidare till andra guider på ImportDirekt där du kan fördjupa dig i kvalitetskontroll i Kina och material- och kemikaliekrav.

0. Börja med en tydlig packspec och märkmanual

Allt arbete med märkning och förpackning bör utgå från en enkel men tydlig packspec. Den blir din gemensamma manual med fabriken och underlag för kvalitetskontrollen.

• Samla allt i ett PDF-dokument som beskriver enhetsmärkning, etiketter, varningar, masterkartonger och pallmönster.
• Använd foton, skisser och pilar för att visa var respektive etikett ska sitta, hur stor den ska vara och vilken text som måste finnas med.
• Koppla packspecen till din kontrollplan (QC-plan) och till AQL-nivåer för både produkt och packning. Läs gärna mer i artikeln Kvalitetskontroll i Kina.
• Se packspecen som ett levande dokument. Uppdatera den efter varje order när du hittar förbättringar eller nya krav från kunder, Amazon, återförsäljare eller myndigheter.

1. Märkning direkt på produkten

Produktionen måste veta exakt vad som ska tryckas, graveras eller appliceras på varje enhet. Direkt märkning på produkten är ofta det som ger spårbarhet om en konsument hör av sig flera år senare.

• Artikelnummer, SKU och variant så att du kan koppla tillbaka till rätt produkt i ditt affärssystem.
• Materialangivelser och komponenter, särskilt för textil, plast och kompositmaterial.
• Storlek, mått eller kapacitet där det är relevant, till exempel volym, maxbelastning eller effekt.
• Tillverkningsland – Made in China eller Made in Vietnam krävs i praktiken i de flesta importflöden, både av tull och av stora kunder.
• Logotyp eller produktnamn när din design kräver det, gärna på ett sätt som håller över flera års produktion.
• Permanent märkning för reglerade produkter, till exempel elektronik där modellnummer, effektdata och symboler ska sitta på själva produkten, inte bara i manualen.

2. Varningssymboler och lagkrav

Fel eller saknade varningar kan stoppa en leverans i tullen eller leda till försäljningsförbud. Därför måste du koppla produkten till de EU-direktiv och standarder som gäller och sedan omsätta det i märkning.

• CE-märkning när produkten omfattas av relevanta direktiv. Symbolen ska vara korrekt utformad och placeras enligt standard.
• WEEE-symbol (soptunnan med kryss) för elektronik och annan avfallsklassad utrustning.
• Åldersvarning och leksaksikoner för leksaker och barnprodukter, till exempel “Not for children under 3 years” tillsammans med varningssymbol.
• Språkkrav – svensk text krävs för många kategorier när produkten säljs i Sverige. Säkerställ att varningar, säkerhetsinformation och instruktioner finns på svenska.
• Brand- eller kemikalievarningar vid brandfarliga produkter, batterier, kemikalier eller produkter som omfattas av särskilda standarder.
• Koppla märkningen till dina testrapporter och din REACH- och materialstrategi så att text och test hänger ihop.

3. Produktetikett (hangtag eller klisteretikett)

Produktetiketten är ofta det som scannas i kassan eller på lagret. Den måste vara konsekvent, läsbar och följa din packspec.

• EAN- eller UPC-kod som är korrekt centrerad och testad med scanner. Be fabriken skicka foto eller video när de provscannar etiketten.
• Adress till ansvarig importör inom EU, inklusive företagsnamn, postadress och kontaktuppgifter.
• Batchnummer eller serienummer för spårbarhet vid reklamation eller produktåterkallelse.
• Material och skötselråd för textil och produkter med tvätt- eller rengöringsinstruktioner.
• Korta instruktioner eller ikoner där kunden behöver snabb information, till exempel hur produkten monteras eller laddas.

4. Masterkartongens etikett

Felaktig eller otydlig kartongetikett är en av de vanligaste orsakerna till problem vid tull, gods- och lagermottagning. Här behöver du tänka på både logistik och krav från större kunder eller plattformar.

• Produktnamn, artikelnummer och variant så att lagret kan identifiera kartongen utan att öppna den.
• Antal per kartong och eventuell uppdelning på inre förpackningar.
• Nettovikt (NW) och bruttovikt (GW) i kilo.
• Yttermått, längd × bredd × höjd, i centimeter.
• Hanteringssymboler som upp-pilar, fragile, keep dry, stacking limit m.m.
• Ordernummer och batch för spårbarhet och koppling till din PO.
• Vid behov, etiketter anpassade för specifika kunder, till exempel distributionscentraler, kedjor eller 3PL-lager.

5. Packlista i plastficka på kollit

Packlistan ska alltid sitta på en av kortsidorna och vara enkel att läsa för tull, speditör och godsavsdelning. Den är en viktig del av dokumentflödet tillsammans med faktura och frakthandlingar.

• Artikelnummer, modell och kvantitet per kartong och totalt per sändning.
• Antal kollin totalt, så att mottagaren snabbt kan räkna av.
• HS-kod (inte krav på kartongen, men starkt rekommenderat i dokumenten för att underlätta tullhanlingen, läs mer i guiden om HS-koder och tulltaxa).
• Inköpsorder (PO-nummer) och eventuellt kundens ordernummer om du producerar under private label.
• Batch eller tillverkningsdatum så att du kan separera leveranser i efterhand.

6. Förpackningskvalitet – välj rätt nivå för din produkt

Fel kartongkvalitet leder ofta till krossade hörn, fuktskador eller transportskador. Här tjänar du ofta in pengarna flera gånger om genom att lägga dig ett snäpp högre än minimilösningen.

• 3-ply kartong för lättare produkter, enklare konsumentvaror och icke-stapelbara flöden.
• 5-ply kartong för tyngre varor, möbler, mekanik och produkter som ska staplas högt på pall eller i container.
• Rätt fyllmaterial – skum, innerlåda, blister, honeycomb eller formsprutade insatser beroende på produkt.
• Tejp, häftning och limning anpassat för sjöfrakt och fukt, inte bara för en torr lastbilsmiljö.
• Stapeltest med verklig pallkonfiguration, inte bara teoretiska värden.

För möbler, glas, keramik och annan känslig vara är det ofta värt att samköra förpackningsfrågan med din QC-plan så att inspektören specifikt kontrollerar packning och skyddsmaterial.

7. Märkning för Amazon FBA och andra plattformar

Amazon FBA har egna, detaljerade regler för både märkning och förpackning och de uppdateras löpande. Grundprincipen är att all data, alla streckkoder och alla mått ska stämma enligt deras system. Gör du fel riskerar du extraavgifter, förseningar eller avvisade leveranser.

• FNSKU-etikett på varje enhet, korrekt placerad och testad med scanner.
• Kartongetiketter enligt Amazons krav, inklusive scanningszoner och streckkodstyper.
• Pallmärkning vid större sändningar och tydlig angivelse av antal kartonger och totalvikt.
• Överlappande streckkoder måste täckas. Amazon vill se en tydlig, unik kod per enhet och per kartong.
• Maxmått och vikt per kartong måste följas. För tunga kartonger kan Amazon ta ut extraavgifter eller stoppa leveransen.

Om du jobbar mycket med FBA kan det vara värt att ta fram en separat FBA-packspec och läsa mer i en fördjupad artikel om etiketter och FBA-krav.

8. Belastnings- och hållbarhetstester

Tillverkare slarvar ofta om du inte uttryckligen kräver tester. Därför ska tester ingå i din QC-plan och kopplas till både produkt och förpackning.

• Drop-test från 80–120 cm i flera vinklar, enligt överenskommen standard. Viktigt för både e-handel och butiksdistribution.
• Fuktighetstest vid sjöfrakt för att undvika mögel, svullna kartonger och skador på innehållet.
• Stapeltest där kartongerna utsätts för beräknad last under simulerad transporttid.
• Krosstest av hörn vid tyngre gods och produkter med känsliga detaljer.

Be att testresultaten dokumenteras med foton och kort rapport. Spara dem tillsammans med dina QC-rapporter från inspektionen.

9. Skillnader mellan B2B, retail och e-handel

Många gör misstaget att använda samma packning och märkning oavsett om produkten ska vidare till grossist, butik eller direkt till konsument. Det leder lätt till onödiga kostnader eller fel upplevelse hos slutkund.

• B2B och projektleveranser
  • Fokus på palloptimering, tydlig kollimärkning och enkel inlagring.
  • Mindre fokus på grafisk design, mer på teknisk information och orderreferenser.
• Retail och butik
  • Förpackningen är en del av produktens försäljning och måste fungera i hylla.
  • Viktigt med EAN, produktbilder, korta texter på rätt språk och tydliga varningar.
• E-handel direkt till konsument
  • Packningen måste klara både internationell frakt och returhantering.
  • Förpackningen får gärna vara enkel att öppna och återförsluta utan att produkten skadas.

10. Vanliga misstag som orsakar problem

De flesta problem jag ser hade kunnat undvikas med en tydligare packspec, bättre bilddokumentation och en genomtänkt orderbekräftelse.

• Fel språk eller saknade varningar, till exempel produkter som säljs i Sverige med enbart engelsk säkerhetstext.
• Batchnummer saknas helt, vilket gör spårbarhet och reklamationshantering väldigt svår.
• För svag kartong för möbler, glas eller metallprodukter som sedan staplas på pall eller i container.
• Fel placering av EAN så att den inte går att scanna i kassa eller på lager.
• Fabrikens egna symboler och layouter används i stället för dina godkända etiketter och exempel.
• Ingen koppling till kvalitetskontrollen, märkning och packning kontrolleras inte alls vid pre-shipment-inspektion.

11. Checklista att skicka till fabriken

Den här listan fungerar perfekt som bilaga till din första PO och minskar risken för missförstånd rejält. Anpassa den till din produktkategori och uppdatera efter varje order.

• PDF med layout för etiketter och placering på produkt och kartong.
• Exempelfoton från tidigare leveranser eller mockups.
• Fysisk godkänd förpackning (golden sample) som referens.
• Instruktion för pallmönster och stapelbarhet samt maxhöjd.
• AQL-nivåer för kartong, packning, etiketter och varningssymboler.
• Testkrav – drop-test, fukt, stapel och eventuella plattformsspecifika krav (till exempel Amazon FBA).
• Tydlig text om att ingen ändring av märkning eller förpackning får göras utan skriftligt godkännande.

12. Vanliga frågor om märkning och förpackning vid import

Behöver allt stå på svenska när jag säljer i Sverige?

Inte allt, men säkerhetsinformation, varningar och viss konsumentinformation ska finnas på svenska när produkten riktar sig till svenska konsumenter. Därför är det klokt att redan i designfasen ta fram svensk text för etiketter, varningar och korta instruktioner.

Kan fabriken bestämma hur de packar så länge produkten inte skadas?

Du kan låta fabriken föreslå lösning, men du bör alltid godkänna packningsmetod, kartongtyp, pallmönster och etiketter. Annars blir varje order unik och svår att planera lager, frakt och kostnader kring.

Räcker det med märkning på förpackningen eller måste den sitta på produkten?

För vissa produkter kan märkning på förpackningen räcka, men för många kategorier krävs information även på själva produkten. Elektronik, leksaker och många andra reglerade produkter behöver permanent märkning direkt på enheten.

Relaterat: Etiketter och FBA-krav · Kvalitetskontroll i Kina · REACH och materialkrav · Checklista för import från Kina