Leverantörsval och due diligence i Kina – så väljer du rätt fabrik

Rätt fabrik i Kina är skillnaden mellan en stabil affär i många år och ett dyrt engångsmisstag. Priset i offerten säger väldigt lite om hur samarbetet kommer att fungera i praktiken. Med en enkel men konsekvent process för leverantörsval och due diligence i Kina kan du minska risken för kvalitetsproblem, förseningar och tvister redan innan du lägger första ordern.

I den här guiden går jag igenom den struktur jag själv använder när jag hjälper kunder att hitta, utvärdera och välja fabriker i Kina, oavsett om det gäller möbler, elektronik eller enklare konsumentprodukter. Målet är att du ska ha en konkret checklista för due diligence som går att använda direkt i dina projekt.

1. Sätt ramar innan du börjar leta leverantör

• Definiera produktkategori, ungefärlig volym och målpris, så att du vet vilken typ av fabrik du letar efter, till exempel OEM, ODM eller ren kontraktstillverkare.
• Bestäm vilka marknader du ska sälja på. EU, Storbritannien och USA har olika krav på dokumentation, märkning och tester, vilket påverkar vilken typ av fabrik du behöver.
• Lista “måste-krav” och “bra att ha” för leverantören, till exempel:
  • ISO 9001, ISO 14001 eller andra relevanta certifieringar
  • erfarenhet av EU-kunder och export till Europa
  • genomförda BSCI- eller andra sociala revisioner
  • minimi- och maxvolym per order och per år
• Fundera redan nu på långsiktighet. Letar du efter en partner för många år framåt eller bara en engångsleverans.

2. Vad jag tittar på vid leverantörsval

En snygg webbplats eller mässmonter säger inte så mycket om verkligheten bakom. Därför tittar jag på ett antal konkreta faktorer när jag gör leverantörsval i Kina:

• Produktionskapacitet per månad – klarar fabriken både din pilotserie och en eventuell uppskalning om produkten blir en succé.
• Maskinpark och tekniknivå – egna maskiner eller mest underleverantörer, modern utrustning eller väldigt manuellt. Det säger mycket om stabilitet och repeterbarhet.
• Kvalitetssystem och interna checklistor – finns dokumenterade rutiner, kontrollpunkter och ansvariga, eller löser de allt ad hoc.
• Certifieringar och kundreferenser – ISO 9001, ISO 14001, BSCI, FSC eller branschspecifika certifikat där det är relevant.
• Erfarenhet av EU-marknaden – har de kunder i EU, förstår de CE, testrapporter, REACH, RoHS och dokumentkrav.
• Kommunikation – hur snabbt och tydligt de svarar under de första veckorna är ofta en bra indikator på framtida samarbete, särskilt när det uppstår problem.

3. Bakgrundskontroller (due diligence)

Innan jag rekommenderar en fabrik till en kund går jag igenom en enkel men strukturerad bakgrundskontroll. Den minskar risken för rena felsatsningar och är kärnan i due diligence i Kina.

• Företagsregistrering – kontroll av Business License (营业执照) med organisationsnummer, juridiskt namn, adress och registrerat kapital.
• Ägarstruktur – vem äger bolaget, finns kopplingar till andra bolag eller tidigare avvecklade fabriker, hur länge har nuvarande ägare varit kvar.
• Exportlicenser och skatteregistrering – nödvändigt för att lagligt kunna exportera, hantera exportmoms och få exportåterbäring i Kina.
• Domstols- och ärendedatabaser – ger signaler om återkommande tvister, skulder eller böter som kan tyda på ekonomisk stress.
• Certifikatens äkthet – stämmer certifikatnummer och utfärdare, är de giltiga och kopplade till rätt fabrik och rätt adress.
• Adress och verklig produktion – matchar adressen i dokumenten den adress där produktionen faktiskt sker. “Trading companies” kan ibland presentera andras fabriker som sina egna.

4. Varningstecken att ta på allvar

En enskild signal behöver inte betyda att fabriken är dålig, men flera signaler tillsammans gör att jag hellre går vidare till nästa kandidat vid leverantörsval i Kina.

• Du får kontakt med ett sales company men inte själva fabriken, och de är ovilliga att avslöja varumärke, juridiskt namn eller adress.
• Fabriken använder flera olika juridiska namn beroende på situation, eller byter adress ofta utan bra förklaring.
• Priset ligger orimligt mycket under konkurrenter med liknande specifikation och liknande material.
• De vill hoppa över provserier och gå direkt på stor order, gärna med hög förskottsbetalning och mycket snäv deadline.
• De skickar certifikat och testrapporter där kundnamn, produktnamn eller foton inte stämmer överens med din produkt.
• Ovilja att ta emot extern inspektör eller att du besöker fabriken fysiskt, även när ordern är stor.

5. Första provserien – din billigaste försäkring

En genomtänkt provserie ger dig både teknisk data och en bild av hur fabriken arbetar när verkligheten kommer ikapp. Det är en central del av due diligence innan du lägger större ordrar.

• Börja med en pilotserie på till exempel 20–100 enheter, beroende på produkt och komplexitet.
• Mät och logga kritiska mått, vikt, färg, finish och funktion. Använd samma checklista som du tänker använda i serieproduktion.
• Notera hur fabriken hanterar feedback från piloten. Tar de ansvar, föreslår förbättringar och kommer tillbaka med konkreta åtgärder eller blir det tyst.
• Spara referensprover från provserien – både godkända och underkända – så att alla vet vad som är standard.
• Koppla gärna provserien till en enkel QC-plan med AQL-nivåer, så att du ser hur utfallet blir redan från början.

6. Inspektion på plats och digitalt

Ett fabriksbesök, fysiskt eller via en lokal inspektör, säger mer än hundra mail. Det gör leverantörsvalet i Kina mycket tryggare.

• Gå igenom hela flödet: inkommande material, lagring, produktion, montering, packning och slutkontroll.
• Titta på renhet, ordning, skyltning, instruktioner vid linorna och hur avvikelser hanteras i praktiken.
• Verifiera faktisk maskinpark, antal anställda och skift. Stämmer det med vad du har fått beskrivet i offert och presentation.
• Be om att få se verkliga testrapporter, AQL-protokoll och interna checklistor, inte bara marknadsmaterial.
• Om du inte kan resa, använd en betrodd tredjepartsinspektör och be om video, foton samt struktur i rapporten. Det ger en bra första bild av fabriken.

7. Dokument att kontrollera och spara

Alla dokument som rör leverantören bör samlas i en enkel mappstruktur. Det gör det lättare att granska, jämföra och byta fabrik vid behov.

• Business License och registreringsuppgifter.
• ISO 9001, ISO 14001 och andra relevanta certifikat, med giltighetstid och certifieringsorgan.
• Testrapporter enligt aktuella EN- eller ISO-standarder, kopplade till rätt produktversion och rätt artikelnummer.
• AQL-protokoll och QC-rapporter från tidigare batcher, om de vill dela det.
• Fotodokumentation från fabriksbesök, provserier och packning.
• Nyckelkontaktpersoner hos fabriken, med roller och ansvarsområden.

8. Bedöm leverantören i flera dimensioner

När jag väger samman olika alternativ använder jag ofta en enkel poängskala på 1–5 på några få områden. Det gör beslutet mer objektivt och gör due diligence-processen mer jämförbar mellan leverantörer.

• Kvalitet – provserier, testrapporter, QC-struktur, historik och hur de hanterat fel.
• Pris – total kostnadsbild, inklusive verktyg, packning och fraktvillkor, inte bara styckpris.
• Leveransförmåga – ledtider, kapacitet, flexibilitet vid toppar och hur de hanterar förseningar.
• Kommunikation – språk, svarstid, förmåga att förstå krav, ställa frågor och lösa problem.
• Stabilitet och risk – ägarstruktur, tvister, beroende av enstaka kunder eller en enda stor kund.

9. Bygg relation, inte bara pris

En bra fabrik i Kina vill också ha långsiktiga kunder. När du har hittat rätt leverantör är nästa steg att bygga relationen så att ni båda tjänar på samarbetet.

• Var transparent med din plan: pilot, första serie, uppskalning om marknaden svarar bra.
• Ge återkoppling på både bra och dåliga delar av en leverans. Bra fabriker uppskattar konkret feedback, inte bara tystnad.
• Överväg att dela prognoser och ungefärliga volymer, så att de kan planera kapacitet och materialinköp.
• Ha en enkel uppföljningsrutin efter varje order: kvalitet, leveransprecision, kommunikation och pris. Poängsätt gärna och dela resultatet.

10. Varför due diligence lönar sig på riktigt

Att lägga några extra timmar på research och kontroll innan första ordern kan kännas segt när man helst vill få igång försäljningen. Men i praktiken är det en av de mest lönsamma investeringarna du kan göra i din importaffär från Kina.

• Färre reklamationer och mindre tid på brandsläckning och akuta kundärenden.
• Bättre förhandlingsläge när du visar att du kan dina saker och är långsiktig.
• Stabilare produktion och enklare kvalitetssäkring när du växer och lanserar fler artiklar.
• Mindre beroende av enskilda personer, mer fokus på system, struktur och tydliga processer.

11. Vanliga frågor om leverantörsval och due diligence i Kina

Behöver jag alltid göra fabriksbesök i Kina

Nej, inte alltid. Men för större volymer, viktiga nyckelprodukter eller nya huvudleverantörer är ett fabriksbesök eller en tredjepartsinspektion starkt rekommenderat. För mindre projekt kan en kombination av digital due diligence, provserie och extern inspektion vara tillräckligt.

Räcker det att leverantören skickar kopior på certifikat

Certifikat är en bra start, men vid riktig due diligence i Kina behöver du alltid kontrollera giltighet, certifieringsorgan och att certifikatet faktiskt gäller för rätt fabrik och produkt. Be gärna om länk till databaser där certifikaten kan verifieras.

Hur många leverantörer bör jag utvärdera

Det beror på produkt och bransch, men ofta är tre till fem seriösa kandidater en bra nivå. Fler än så gör processen onödigt tung, färre ökar risken att du missar ett bättre alternativ.

Kan jag använda samma due diligence-checklista för alla produkter

Grundstrukturen kan vara densamma, men vissa punkter behöver anpassas till produktkategori, till exempel teststandarder, certifieringskrav och kritiska kvalitetsparametrar. Tunga möbler, elektronik och barnprodukter har till exempel helt olika riskbilder.

12. Sammanfattning – så gör du smart leverantörsval i Kina

Ett genomtänkt leverantörsval och en strukturerad due diligence-process i Kina handlar inte om att göra det perfekt från dag ett. Det handlar om att systematiskt minska risken steg för steg med ramar, bakgrundskontroll, provserier, fabriksbesök och tydlig dokumentation.

När du kombinerar detta med en enkel uppföljning efter varje order blir det lättare att se vilka fabriker som verkligen är långsiktiga partners och vilka som bara passar för enkla engångsköp. På sikt ger det lägre risk, bättre marginaler och betydligt färre överraskningar.

Relaterat: MOQ och prisförhandling · Kvalitetskontroll i Kina · Prototyp och provhantering · Incoterms för import