Miljökrav och hållbarhet vid import från Kina – från kravlista till praktik

Svenska kunder förväntar sig i dag mer än bara ett bra pris. Produkterna ska vara säkra, lagliga och tillverkade med hänsyn till både miljö och människor. Samtidigt blir regelverken i EU mer detaljerade för varje år, och dokumentationskraven ökar. Som importör från Kina eller Vietnam är du den som juridiskt ses som tillverkare på EU-marknaden, vilket innebär att ansvaret hamnar hos dig, inte hos fabriken.

I den här guiden går jag igenom hur du kan arbeta praktiskt med miljökrav och hållbarhet när du importerar från Kina och övriga Asien. Fokus ligger på sådant som går att genomföra även i mindre bolag, med begränsad organisation, men där du ändå vill känna att du har kontroll på både risker och kravbild. Guiden hänger ihop med mina andra artiklar om REACH och materialkrav, märkning och förpackning och kvalitetskontroll i Kina.

0. Sätt ambitionsnivå och ansvar internt

Innan du börjar skicka kravlistor till fabrikerna är det bra att bestämma internt ambitionsnivån. Du behöver inte bli perfekt dag ett, men du behöver veta vad som är omöjligt, vad som är minimum och vad som är din långsiktiga målbild.

• Definiera vilka produktområden som är viktigast att börja med, till exempel elektronik, möbler eller textil.
• Utse en enkel ansvarsroll för miljö- och hållbarhetsfrågor, även om det bara är några procent av någons tid.
• Bestäm en miniminivå på dokumentation du alltid ska ha per produkt: testrapport, materialdeklaration, leverantörsinfo.
• Formulera 2–3 konkreta mål, till exempel högre andel FSC-kartong, mer återvunnet material eller färre flygleveranser.

1. Börja med kraven som gäller din produkt

Innan du pratar med fabriken är det viktigt att du har en grundläggande bild av vilka regler som gäller för just din produktkategori. Annars är risken stor att du antingen ställer för låga krav eller lovar saker mot kund som du inte kan bevisa.

• REACH för kemikalier i material och ytbehandling, till exempel tungmetaller, mjukgörare, färgämnen och flamskyddsmedel. Läs gärna mer i guiden om REACH och materialkrav.
• RoHS för elektronikkomponenter, särskilt om produkten innehåller kretskort, kablage eller lödda komponenter.
• FSC eller PEFC för trä, papper, kartong och möbler där du vill kunna visa hållbart skogsbruk och spårbart ursprung.
• Energikrav och EPR (extended producer responsibility) för vissa kategorier som elektronik, batterier och förpackningar, där du som importör har producentansvar.
• Eventuella branschspecifika krav, till exempel leksaksdirektivet, bygg- och möbelstandarder eller krav från större återförsäljare.

2. Sätt tydliga miljökrav i specifikationen

Om miljökraven bara står i din interna policy men inte i specen mot fabriken kommer de inte att följas. Kraven behöver in i packspeck, teknisk specifikation, kvalitetsplan och inköpsorder. Skriv det som mätbart går att följa upp, inte bara “miljövänligt material”.

• Lista begränsade ämnen samt gränsvärden, gärna med referens till relevanta bilagor i REACH och RoHS.
• Kräv intyg om återvunnet innehåll där det är möjligt, till exempel andel återvunnen plast eller återvunnet papper.
• Definiera krav på förpackningsmaterial, bläck och lim, till exempel vattenbaserade färger eller monomaterial som går att återvinna enklare.
• Be om testrapporter från ackrediterat labb vid ny produkt eller större ändring, inte bara fabriksinterna dokument.
• Specificera vilka dokument som ska följa varje batch, till exempel CoC (Certificate of Conformity), uppdaterade testrapporter och eventuell EPR-information.

3. Välj material som gör verklig skillnad

Alla produkter kan inte bli perfekt hållbara över en natt, men många små val ger tillsammans en stor effekt. Ofta går det att förbättra materialmixen utan att priset drar i väg.

• Återvunnen plast i höljen, detaljer och förpackningar där funktionen tillåter det. Tänk på att dokumentera andelen.
• FSC-certifierad kartong och manualer som standardval i stället för vanlig kartong.
• Vattenbaserade lacker och färger i stället för lösningsmedelsbaserade, framför allt på trä och metall.
• Monomaterial, till exempel helt i kartong eller helt i plast, så att källsortering blir enklare för slutkunden.
• Modulär och reparerbar design, reservdelar eller enkla byten av slitdelar i stället för att hela produkten kasseras.

4. Bevisa efterlevnad med dokument, inte bara ord

Det räcker inte att leverantören säger att något är “OK för EU”. Du behöver dokument som går att visa upp vid en kontroll och som du själv kan känna dig trygg med. Tänk på att dokumenten ska kopplas till rätt produkt, rätt version och rätt datum.

• Testrapporter från oberoende labb som tydligt kopplar till din produkt, rätt modell, rätt material och aktuellt datum.
• Materialdeklarationer på komponentnivå för kritiska delar, till exempel plastdetaljer, elektronik, lacker och lim.
• Spårbarhetsdokument för trä och textil, där ursprung och certifikatnummer framgår.
• Leverantörens egen deklaration samt uppgifter från viktiga underleverantörer, så att kedjan håller ihop.
• Samla allt i ett förenklat tekniskt underlag, sorterat per produkt, så att du snabbt hittar rätt dokument vid frågor från kund eller myndighet.

5. Revision och uppföljning i fabriken

Det som står i ett dokument säger inte allt om hur vardagen ser ut i produktionen. Därför behöver du, eller någon du anlitar, ha ett öga på verkligheten i fabriken. Det kan kombineras med kvalitetskontroller, så att du får både miljö- och kvalitetsbilden samtidigt.

• Besök fabriken eller anlita en lokal revisionspartner och granska hur kemikalier lagras och hanteras.
• Kontrollera avfallshantering och utsläppsfilter, till exempel dammfilter, vattenrening eller hantering av färgrester.
• Se över arbetsmiljö och skyddsutrustning, något som ofta hänger ihop med hur seriöst fabriken tar både kvalitet och miljö.
• Planera stickprovstester per batch eller per år på högriskprodukter, inte bara vid första ordern.
• Dokumentera avvikelser och följ upp med en enkel CAPA-plan, så att åtgärder verkligen genomförs. Läs mer om CAPA i guiden Kvalitetskontroll i Kina.

6. Förpackning som minskar avtryck utan att öka skador

Förpackningen är ofta den del som slutkunden ser mest, samtidigt som den står för en stor del av volymen i logistikkedjan. Målet är att hitta balansen mellan skydd, pris och miljöpåverkan.

• Välj rätt storlek på kartong så att du undviker onödig luft, men ändå har tillräckligt skydd.
• Använd monomaterial där det går, till exempel kartong med kartongbaserade fyllnader i stället för plastskum.
• Tryck källsorteringssymboler och tydlig information om hur förpackningen ska hanteras efter användning.
• Undvik överdesign och onödiga extra lager, håll layouten enkel och funktionell.
• Testa förpackningen med drop-test och stapeltest så att du inte sparar kartong på bekostnad av skador. Här kan du kombinera med din packspec och märkningsguide.

7. Transportval, klimat och fyllnadsgrad

Hur du transporterar varorna påverkar både klimatavtryck och kostnad. En del går att påverka, annat inte, men det är bra att ha en genomtänkt strategi och skriva in den i din inköpsprocess.

• Välj sjöfrakt när tidslinjen tillåter det, och spara flygfrakt till kritiska lanseringar eller akuta bristsituationer.
• Sträva efter fulla containrar eller välplanerad konsolidering, så att fyllnadsgraden blir så hög som möjligt.
• Optimera pallmönster och kartongmått för att få ut maximalt antal enheter per pall och container.
• Fundera på om vissa flöden kan gå via tåg eller kombinerad transport, beroende på var i Kina produktionen sker.

8. Sätt upp en enkel hållbarhetsrapport för dina importer

Du behöver inte ha en hel hållbarhetsavdelning för att börja mäta och följa upp. En enkel struktur gör att du ser trender över tid och kan visa kunder att du tar frågorna på allvar.

• Sammanställ materialmix per produktkategori, till exempel andel plast, trä, metall och textil.
• Mät andel återvunnet och certifierat material, till exempel FSC, återvunnen plast eller ekologisk bomull.
• Följ upp transportmix, hur stor del som går med sjö, flyg, tåg eller lastbil.
• Dokumentera avvikelser och åtgärder, till exempel batcher som fått göras om på grund av felaktigt material eller bristande dokumentation.
• Uppdatera kraven i dina specifikationer när du lär dig mer, så att nästa produktgeneration blir lite bättre än den förra.

9. Gör hållbarhet till en naturlig del av inköpsprocessen

Miljökrav och hållbarhet ska inte vara ett separat sidospår, utan en integrerad del av hur du arbetar med leverantörsval, prisförhandling och kvalitetskontroll.

• Ta med miljö- och dokumentationsförmåga som en parameter när du väljer fabrik, tillsammans med pris, kvalitet och leveransförmåga.
• Använd en enkel poängmodell där fabriker får betyg även på miljö, dokumentation och transparens, inte bara pris.
• Förhandla pris tillsammans med minimikrav på material och förpackning så att miljökraven inte glöms bort när ni diskuterar kronor per enhet.
• Koppla miljökraven till din due diligence-process när du väljer nya leverantörer.

10. Vanliga misstag att undvika

De flesta problem jag ser kring miljökrav hade kunnat undvikas med tydligare kravställning och bättre dokumentation från början.

• Man litar på muntliga löften om att “allt är okej för EU” utan testrapporter och underlag.
• Miljökrav hamnar i policydokument men inte i teknisk specifikation, PO och avtal mot fabrik.
• Ingen uppföljning över tid, tester görs bara vid första order och aldrig igen.
• Dokument sparas utspritt i mejl, filmappar och hos olika personer i stället för samlat per artikel.
• Förpackning och transport glöms bort när man pratar hållbarhet, trots att de står för en stor del av klimatpåverkan.

11. Vanliga frågor om miljökrav och hållbarhet vid import

Måste jag som litet bolag ha fullständig REACH- och RoHS-kontroll?

Du har samma juridiska ansvar som större bolag, men du kan börja i mindre skala. Fokusera på viktigaste produktgrupperna, ställ krav på testrapporter vid ny produkt och bygg upp en enkel dokumentstruktur. Sedan kan du fylla på med fler produkter och mer detaljer över tid.

Räcker det med leverantörens egna testrapporter?

Leverantörens testrapporter kan vara en bra start, men du bör alltid kontrollera att de kommer från ett oberoende, erkänt labb, att produktnamn, foton och artikelnummer stämmer, och att rapporten är relativt ny. För högriskprodukter är det klokt att beställa egna tester.

Hur ofta behöver jag uppdatera miljödokumentationen?

Som en tumregel bör du uppdatera dokumentationen vid större ändringar av material, leverantör eller konstruktion, och dessutom göra en översyn med jämna mellanrum, till exempel vart eller vartannat år, beroende på risknivå och produktlivslängd.

Relaterat: REACH och materialkrav · Märkning och förpackning · Kvalitetskontroll i Kina · Leverantörsval och due diligence