Hantera transportskador vid import från Kina

Förr eller senare händer det. En pall kommer intryckt, en kartong är fuktig eller så ser du redan vid lossning att något inte stämmer. När du importerar från Kina eller andra delar av Asien är transportskador tyvärr en del av verkligheten, oavsett hur noggrant du har planerat.

Det behöver däremot inte bli ett kaos varje gång. Med en tydlig rutin för skadat gods kan du både skydda din rätt till ersättning, hålla dialogen med speditör och försäkringsbolag saklig och samtidigt samla lärdomar som gör nästa sändning bättre. Här går jag steg för steg igenom ett arbetssätt som du kan använda som mall i din egen godsmottagning.

1. Mottagningskontroll vid godsöverlämning

Det viktigaste momentet är ofta de första minuterna när godset anländer till ditt lager eller din terminal. Det är då du har möjlighet att dokumentera skadan tillsammans med chauffören eller den som lämnar över godset.

• Inspektera utsidan innan du kvitterar. Leta efter hål, revor, fukt, intryckningar, brutna band och skadade hörn på pall och kartonger.
• Räkna kollin och jämför med fraktsedel, packlista och eventuellt container- eller pallspecifikation. Notera direkt om det saknas kollin.
• Öppna misstänkta kartonger tillsammans med chauffören om det är praktiskt möjligt. Be att få tiden för lossning noterad.
• Be chauffören vänta några minuter om du ser tydliga skador, så att du hinner göra en första dokumentation innan du skriver under.
• Skapa gärna en fysisk eller markerad mottagningszon där allt gods passerar innan det går vidare in på lagret. Det gör det lättare att hålla rutin.

En strukturerad mottagningskontroll minskar risken för diskussioner i efterhand, när alla har glömt hur godset faktiskt såg ut vid ankomst och fraktsedeln redan är signerad.

2. Säkra bevis direkt när du upptäcker skadan

Utan bevis blir det svårt att få ersättning. Dokumentation ska därför vara reflex, inte något du gör i efterhand om du hinner. Utgå från att någon som aldrig varit på plats ska kunna förstå vad som hänt långt senare.

• Fota hela pallen, närbilder på skador, etiketter, fraktsedel, plomber och eventuella hål i kartonger.
• Ta bilder ur flera vinklar samt på serienummer eller batchnummer på skadade produkter, om det är relevant.
• Filma uppackning när skadan kan vara dold, till exempel intryckta hörn på kartong som har skadat produkterna inuti.
• Spara allt emballage och pallmaterial tills ärendet är avslutat, även om det är skrymmande och tar plats.
• Skapa en enkel namngivningsstruktur för bilderna, till exempel datum, fraktsedelsnummer och kollinummer, så att du hittar allt snabbt senare.

Ju bättre du är på dokumentation, desto starkare står du i dialogen med både speditör och försäkringsbolag.

3. Skriv tydlig reservation på fraktsedel eller POD

När du signerar fraktsedeln eller POD (Proof of Delivery) utan kommentar kan det tolkas som att du tagit emot godset utan anmärkning. Finns minsta misstanke om skada behöver det synas där.

• Använd tydlig text, till exempel: “Received with visible damage, broken corner on pallet, wet cartons, 3 units dented”.
• Skriv på det språk som fraktsedel och villkor använder, oftast engelska.
• Var så konkret som möjligt. Undvik svepande formuleringar som bara “goods damaged” utan detaljer.
• Ta en bild av den signerade fraktsedeln eller POD där din anteckning syns tydligt.
• Om chauffören inte vill låta dig skriva en reservation, notera detta i ett eget mail till speditören direkt efter leveransen, tillsammans med foton.

En bra reservation är ofta det som gör skillnaden mellan ett avvisat krav och ett ersättningsärende som tas på allvar från första dagen.

4. Reklamera i tid till speditör och försäkringsbolag

När du har säkrat bevisen behöver du reklamera transportskadan snabbt. Tidsfristerna kan vara korta, särskilt för synliga skador, och olika regler kan gälla för sjö, väg, järnväg och flyg.

• Anmäl skadan till speditör och försäkringsbolag så snart som möjligt, gärna samma dag som skadan upptäcks.
• Bifoga fraktsedel, packlista, handelsfaktura, CMR eller Bill of Lading, foton, skadebeskrivning och antal skadade enheter.
• Beskriv i text när skadan upptäcktes, hur godset var packat och om chaufför eller terminalpersonal uppmärksammade skadan.
• Notera och följ deadlines i transportavtal och försäkringsvillkor. Skapa gärna en intern regel att ni alltid reklamerar inom en fast tidsgräns, till exempel inom 24 timmar från mottagande.
• Spara all kommunikation i en gemensam mapp så att fler kan följa ärendet vid behov.

Även om det ibland finns formellt längre tidsramar är det alltid bättre att agera direkt när allt fortfarande är färskt och alla detaljer sitter i minnet.

5. Koppla skadan till incoterms och ansvar

Vem som ska bära förlusten beror på var risken går över mellan säljare och köpare. Därför måste du koppla skadan till det avtal ni har gjort, inte bara till vem som ser skadan först.

• Kontrollera vilken incoterm som gäller, till exempel FOB, CIF, DAP eller DDP, och vid vilken punkt risken går över från säljare till köpare.
• Om du står för transporten behöver du säkerställa att varuförsäkring finns och täcker varans fulla värde, inte bara en del av leveransen.
• Vid tredjepartsupplägg, till exempel DDP, behöver du samordna dokumentation med leverantör eller speditör så att skadan kan reklameras mot rätt part.
• Notera om skadan verkar ha uppstått vid sjötransport, järnväg, flyg eller sista landtransporten. Det kan påverka vilka villkor som används och vilka begränsningsregler som gäller.

Att redan från början veta vem som sannolikt är ansvarig gör att du kan rikta din reklamation rätt och slipper lägga tid på att skicka ärendet fram och tillbaka mellan olika parter.

6. Bedömning, åtgärd och ersättning

När skadan är dokumenterad och reklamerad behöver du bestämma vad som ska hända med godset praktiskt, samtidigt som du håller försäkringsbolag och speditör informerade. Målet är att både minimera förlusten och ändå kunna leverera till kund där det går.

• Sortera tydligt i tre grupper: säljbart, omarbetningsbart och kassation. Dokumentera antal, artikelnummer och eventuella serienummer.
• Begär skriftligt godkännande från försäkringsbolag eller ansvarig part innan du kasserar större kvantiteter eller reparerar dyra produkter.
• Sätt värden på skadan. Räkna både direkta kostnader som kassation och reparation, samt indirekta kostnader som prisavdrag till kund eller merkostnad för expressersättning.
• Följ upp att du verkligen får den ersättning som utlovats och att eventuella kreditnotor eller utbetalningar matchar överenskommet belopp.

Ju mer transparent du kan visa hur du kommit fram till skadans storlek, desto lättare blir det för andra att godkänna din bedömning.

7. Förebygg skador vid nästa import

Varje transportskada är också en möjlighet att förbättra ditt upplägg. Målet är att nästa container ska komma fram utan problem, eller åtminstone med betydligt mindre risk.

• Uppdatera packspec och emballagekrav mot fabriken. Lägg in krav på hörnskydd, dubbla well, sträckfilm, bandning, kantlister och korrekt pallning.
• Se över lastplan, fyllnadsgrad och stuvning i container. Undvik överhäng och instabila pallkonstruktioner som riskerar att rasa vid en hård inbromsning.
• Ställ krav på att fabriken fotograferar lastningen av container eller pall och skickar bilder innan avgång, särskilt vid nya produkter eller ändrat emballage.
• Planera stickprovskontroll på plats i Asien för känsliga eller höga värden. En enkel containerinspektion kan spara stora belopp om brISTER upptäcks innan avgång.

Samla gärna återkommande skador i en enkel logg, där du ser mönster över tid. Det gör det lättare att avgöra om du ska fokusera på emballage, lastplan, speditörsval eller interna rutiner.

8. Synliga kontra dolda skador

Allt syns inte vid lossning. En kartong kan se hel ut men ändå innehålla skadade produkter. Därför behöver du en rutin även för dolda skador som upptäcks senare.

• Öppna och kontrollera ett rimligt stickprov av kollin, särskilt vid känsliga produkter eller om du ser minsta misstanke på utsidan.
• Om du upptäcker skada efter att ha kvitterat behöver du dokumentera direkt och reklamera så snart som möjligt, även om du redan skrivit på utan reservation.
• Beskriv tydligt att skadan varit dold och varför den inte kunde upptäckas vid första mottagning. Bifoga gärna bilder på oskadad utsida och skadad insida.
• Följ de tidsfrister som gäller för dolda skador enligt dina transportvillkor. Notera dessa i din interna rutin.

Även om dolda skador kan vara svårare att driva gentemot transportör blir det mycket enklare när du kan visa att du haft en seriös mottagningsrutin och att skadan verkligen inte gick att se tidigare.

9. Roller: speditör, rederi, försäkringsbolag och leverantör

Transportskador hamnar ofta i gränslandet mellan flera aktörer. För att inte fastna i att alla skyller på alla är det bra att veta vem som gör vad och hur du kan hålla ihop ärendet.

• Speditören samordnar transporten, hanterar dokument och har kontakt med rederi eller undertransportörer. Det är ofta din första kontaktpunkt.
• Rederiet eller transportören ansvarar för själva transporten enligt sina fraktvillkor och begränsningsregler.
• Försäkringsbolaget bedömer skadan utifrån din varuförsäkring och kräver ofta omfattande bevis och dokumentation.
• Leverantören kan bli aktuell om skadan beror på bristfällig packning eller felaktigt emballage redan vid avgång.

Din uppgift är att samla bevis, hålla kommunikationen samlad och se till att rätt part får rätt underlag i rätt tid. Det ger en lugnare och mer professionell hantering, även när något gått fel.

10. Skapa en intern rutin och utbilda personalen

Ingen rutin fungerar om den bara finns i chefens huvud. För att hantera transportskador effektivt behöver hela teamet veta vad som gäller, både i godsmottagningen och på kontoret.

• Skapa en enkel skadechecklista att ha i godsmottagningen, gärna laminerad vid porten eller inlagd i ert lagerhanteringssystem.
• Utse en eller två personer som har huvudansvar för kontakt med speditör och försäkringsbolag, så att kommunikationen blir samlad.
• Träna personalen på hur en korrekt reservation ser ut på fraktsedel eller POD. Visa exempel på bra och dåliga formuleringar.
• Följ upp varje större skada i efterhand och justera rutinerna där det behövs. Små justeringar efter verkliga fall ger ofta stor effekt över tid.

En tydlig intern rutin gör att ni kan agera snabbt och konsekvent, även när leveransen kommer sent en fredagseftermiddag och alla helst vill gå hem.

11. Exempel: så kan ett skadeärende se ut i praktiken

För att göra det mer konkret, här är ett förenklat exempel på hur ett typiskt skadeärende kan se ut från början till slut.

• Container anländer till ert lager. Två pallar ser intryckta ut, band är brutna och några kartonger är fuktiga.
• Ni fotar pallar, etiketter och skador, öppnar ett par kartonger tillsammans med chauffören och dokumenterar innehållet.
• På POD skriver ni “Received with visible damage, broken pallet corner, wet cartons, possible product damage” och tar en bild på dokumentet.
• Samma dag skickar ni ett mail till speditör och försäkringsbolag med foton, skadebeskrivning och kopior på fraktdokument.
• Ni sorterar godset i säljbart, omarbetningsbart och kasserat och sätter ett värde på skadan.
• Efter dialog med försäkringsbolaget får ni klartecken på kassation av vissa produkter, reparation av andra och prisavdrag på delar av leveransen.
• Ni uppdaterar packspeken mot fabriken med förstärkt emballage och krav på fler foton vid lastning inför nästa sändning.

Med ett sådant arbetssätt blir även tråkiga skadeärenden strukturerade, hanterbara och en del av ert löpande förbättringsarbete.

12. Praktisk checklista att skriva ut

Använd gärna den här korta checklistan som underlag för din egen version i godsmottagningen.

• Inspektera utsida på pall och kartonger före kvittens.
• Räkna kollin och jämför med fraktsedel och packlista.
• Fota skador, etiketter, fraktsedel och emballage direkt.
• Filma uppackning när skadan kan vara dold.
• Skriv tydlig reservation på fraktsedel eller POD vid minsta skada eller misstanke.
• Reklamera skadan till speditör och försäkringsbolag så snart som möjligt med alla bilagor.
• Koppla skadan till incoterms, ansvar och försäkring.
• Sortera godset och kom överens om åtgärd innan kassation eller reparation.
• Uppdatera packspec, emballagekrav och interna rutiner inför nästa sändning.

Relaterat: Varuförsäkring under transport · Märkning och förpackning · DDP till Sverige · Fraktpriser 2025