Planera ledtid och buffertar vid import från Asien

Ledtid styr din marginal, din kundnöjdhet och ditt kassaflöde. Trots det är det förvånansvärt vanligt att tidsplanen för import från Kina och övriga Asien fortfarande bygger mer på önsketänkande än på en tydlig struktur med buffertar i varje steg. En enda miss i produktion eller frakt kan äta upp en hel säsong.

Här går jag igenom hur jag själv brukar bygga upp en tidslinje för import, med realistiska antaganden, buffertar där de gör mest nytta och fokus på att undvika överraskningar när det börjar närma sig leverans till kund. Artikeln hänger ihop med andra guider här på sidan, till exempel om sjöfrakt eller flygfrakt och DDP till Sverige.

0. Vad menas med ledtid och buffert vid import

Innan du börjar sätta veckor i ett kalkylark behöver du bestämma vad du menar med ledtid. Många missförstånd uppstår för att olika parter räknar från olika start och slut.

• Ledtid fabrik till fabrikens port – produktion från orderbekräftelse till lastningsklar vara på fabrik.
• Ledtid hamn till hamn – från avgång hamn i Asien till ankomst hamn i Europa.
• Ledtid dörr till dörr – från godkänd order till varan är inlagd i ditt lager eller redo att skickas vidare till kund.
• Buffert – medvetet extra dagar i planen för att hantera störningar utan att beställaren märker det.

I din interna planering är det nästan alltid dörr till dörr som spelar roll. Men när du pratar med fabrik, speditör och kund behöver du vara tydlig med vilken definition du använder.

1. Realistisk produktionstid

Produktionen är grunden. Många fabriker ger en optimistisk siffra i offerten, men i praktiken tillkommer både köer, materialfrågor och provrundor. Ju mer kundunik din produkt är, desto viktigare att räkna generöst här.

• Standardprodukter: 25–35 dagar när material finns på lager och modellen är beprövad.
• Specialproduktion: 35–60 dagar om nya verktyg, färger eller konstruktioner krävs.
• Textil och möbler: ofta 45+ dagar, särskilt om tyg, skum och trä kommer från olika underleverantörer.
• Golden sample innan start sparar ofta veckor i slutet eftersom missförstånd upptäcks tidigt. Här hänger du ihop planeringen med din prototyp och provhantering.

2. Buffertar i produktionen

Även en välplanerad produktion drabbas då och då av sena material, maskinstopp eller behov av omarbetning. Därför behöver du lägga in buffert direkt i produktionsledet, inte bara hoppas att allt går perfekt.

• 2–5 dagar för förseningar i materialleveranser och interna köer.
• 3–7 dagar för korrigeringar efter slutinspektion eller extra provdragning.
• Extra buffert vid högt tryck runt högtider, mässor eller när fabriken byter modell i linan.
• Ytterligare marginal om du kräver extern kvalitetskontroll i Kina innan lastning.

3. Buffertar i frakt

Frakten är ofta mer förutsägbar än produktionen, men här finns ändå ett antal klassiska störningsmoment. Kapacitetsbrist, omlastning och väder kan snabbt rubba en tajt plan, särskilt vid sjöfrakt.

• Sjöfrakt: räkna med 30–45 dagar till Sverige, från avgång hamn i Asien till ankomst terminal.
• Flygfrakt: 6–12 dagar total ledtid dörr till dörr, beroende på bokning, omlastning och sista milen.
• Tåg och rail: ofta 20–30 dagar dörr till dörr, men med större variation i tidtabell.
• Peak season: lägg på 1–2 veckor extra, särskilt runt höst, Black Friday och julhandel.
• Hamnstopp och omdirigering: ovanligt men kostsamt, transshipment och byten av rutt ökar risken vid redan hårt belastade flöden.

Valet mellan sjöfrakt och flygfrakt förkortar eller förlänger ledtiden rejält, men påverkar också kalkylen. I artikeln Sjöfrakt eller flygfrakt går jag igenom hur du kan räkna på skillnaden.

4. Tull och klarering

Tullhanteringen går snabbt när dokumenten stämmer. När något är otydligt tar det däremot ofta längre tid än man tror att reda ut. Här lönar det sig att ha ordning på HS-koder och tulltaxa redan när du bokar frakten.

• Standardflöde: 1–3 dagar från ankomst till frigjord sändning.
• Extra kontroller: 5–10 dagar vid fördjupad granskning eller provtagning.
• Fel HS-kod eller felaktig faktura: risk för både försening och merkostnader i tull och moms.
• Särskilda produktkrav som REACH, CE eller andra dokument kan trigga extra frågor om inte allt är tydligt.

5. Backlog hos speditör och sista milen

När godset väl är i landet är det lätt att tro att det bara är att köra ut. I praktiken kan backlog hos speditör eller terminal skapa oväntade köer, särskilt runt säsongstoppar och kampanjer.

• Under peak kan en planerad 1–2 dagars hantering bli 5–7 dagar innan allt är lossat och omlastat.
• Sätt tydliga förväntningar med speditören kring SLA och följ upp last mile noggrant.
• Se till att mottagande lager verkligen är redo, annars skapas ytterligare intern väntetid.
• Planera för eventuell ompackning, etikettering eller märkning enligt din märkning och förpackning, det tar nästan alltid mer tid än man tror.

6. Säsonger att planera runt

Några återkommande perioder påverkar nästan all import från Kina, oavsett produktkategori. De behöver finnas med redan när du ritar upp tidslinjen och lägger din beställning.

• Chinese New Year: fabriker stänger 2–6 veckor, dessutom tar det tid att komma upp i normal fart efteråt.
• Golden Week: både produktion och logistiksystem går ner eller pausas.
• Black Friday och julhandel: global kapacitetsstress i frakt och paketflöden.
• Lokala högtider i produktionsregionen kan också påverka kortare perioder, särskilt vid mer nischade fabriker.
• Sommar och semestrar i Europa påverkar mottagande lager, butikskedjor och transport i sista milen.

7. Rekommenderade buffertar per steg

En enkel tumregel är att lägga en procentuell buffert i varje led, i stället för att lägga en stor klump i slutet. Då ser du tidigare om något börjar halka efter, och du slipper panikåtgärder med dyr flygfrakt i sista stund.

• Produktion: +10–15 procent tid jämfört med offerten.
• Sjöfrakt: +20 procent på den nominella transittiden.
• Flygfrakt: +2–4 dagar för omlastning, tull och sista milen.
• Tull och klarering: +3 dagar utöver normalhantering.
• Intern hantering: +2–4 dagar för lager, inbokning och eventuell ompackning.

8. Tidslinjeexempel (sjöfrakt och flygfrakt)

Här är två förenklade exempel för en ny produkt. De visar hur stor skillnaden blir mellan sjöfrakt och flygfrakt när du räknar dörr till dörr.

Exempel A: Sjöfrakt från Kina till Sverige

• Vecka 0–1: beställning, ritningar, finputs av specifikation, golden sample godkänns.
• Vecka 1–6: produktion inklusive buffert för material och omplanering.
• Vecka 6: slutinspektion, eventuella korrigeringar och foto av packning.
• Vecka 7: lastning, containerbokning och slutliga dokument.
• Vecka 7–11: sjöfrakt med marginal för väder, omlastning och kapacitetsfrågor.
• Vecka 11–12: tull, terminal, omlastning och sista milen till lager.

Exempel B: Flygfrakt från Kina till Sverige

• Vecka 0–1: samma som ovan, men ibland något kortare eftersom volymen ofta är mindre.
• Vecka 1–4: produktion, fortfarande med buffert för material och QC.
• Vecka 4: slutinspektion, packning och bokning av flyg.
• Vecka 4–5: flygtransport, omlastning och tull.
• Vecka 5: inleverans till lager och eventuell ompackning.

I praktiken kan du ofta kapa 4–6 veckor genom att välja flygfrakt, men till en betydligt högre fraktkostnad per enhet. I vissa fall kan en kombination vara rimlig, där första ordern går med flyg för att hinna till en lansering medan resten går på sjö.

9. Vanliga fallgropar att undvika

De flesta förseningar jag ser går att spåra till några få återkommande misstag. Att undvika dem är ofta halva jobbet.

• Boka frakten sist, boka i stället tidigt så att du säkrar plats och pris.
• Ingen golden sample, missförstånd upptäcks först när produktionen är klar.
• Otydlig eller saknad packspec, kan leda till omlastning och extra dagar på fabrik eller terminal.
• Ingen buffert kring högtider, särskilt runt Chinese New Year och Black Friday.
• Överskattning av lagerkapacitet, mottagande lager hinner inte ta emot allt när det väl kommer.
• Ingen plan B, till exempel att dela upp en leverans mellan sjö och flyg om förseningar skulle uppstå.

10. Enkel checklista för din nästa order

Innan du trycker på knappen för nästa order kan du gå igenom den här korta checklistan. Den tar några minuter och kan spara flera veckor, särskilt om du kombinerar den med din övergripande importchecklista.

• Planera runt högtider och peak perioder i både Asien och Sverige.
• Lås golden sample tidigt och dokumentera vad som är godkänt.
• Definiera packspec, märkning och dokumentkrav i offerten, inte i efterhand.
• Sätt buffertar i varje led i stället för bara i slutet av kedjan.
• Boka frakt i förväg, särskilt vid sjöfrakt och inför säsongstoppar.
• Stäm av att mottagande lager är redo när godset väl kommer.
• Bestäm när du senast måste ha varan på hylla och räkna baklänges till senast möjliga orderdag.

Relaterat: Sjöfrakt eller flygfrakt · Prototyp och provhantering · DDP till Sverige · Due diligence vid leverantörsval · Kvalitetskontroll i Kina