Små MOQ vid import – hur du förhandlar rimliga volymer utan att offra priset

Många svenska företag fastnar på samma punkt när de börjar titta på egen import från Kina eller Vietnam: MOQ, minimum order quantity. Fabriken vill ha minst 1 000, du vill börja med 200. På ytan känns det som att ni bara är oense om antal, men egentligen handlar diskussionen om något helt annat – hur fabriken tjänar sina pengar.

I den här guiden går jag igenom hur fabriker resonerar kring MOQ, vilka kort du har på handen när du förhandlar och hur du kan få ned volymerna till en rimlig nivå utan att förstöra prisbilden eller relationen. Fokus är praktiskt, med konkreta exempel och formuleringar du kan använda direkt i din nästa mailtråd.

1. Varför fabriker i Kina och Vietnam älskar höga MOQ

För att kunna förhandla smart behöver du förstå motpartens logik. MOQ är sällan “hittepå”. Vanligtvis bygger den på en kombination av:

• Startkostnader och setup – verktyg, maskinomställning, inköp av råmaterial, inställning av tryck, brodyr, färgbad och så vidare.
• Materialpaket – många underleverantörer säljer tyg, komponenter eller elektronik i batcher, till exempel 3 000 meter tyg eller 10 000 chip.
• Produktionslogik – fabriken tjänar sina pengar när linan rullar stabilt, inte när den stannar efter 120 enheter.
• Risk – ju lägre volym, desto större risk att ordern inte leder vidare till något mer.

När en säljare skriver “our MOQ is 1000 pcs” betyder det egentligen: under den nivån blir vår marginal för låg i förhållande till risken, arbetsinsatsen och startkostnaderna.

När du förstår det blir det också lättare att se vilka delar av kalkylen du kan påverka med rätt argument.

2. När är det värt att pressa MOQ – och när ska du låta bli?

Det är inte alltid smart att jaga så lågt MOQ som möjligt. Ibland är det bättre att acceptera en lite högre volym för att få rätt pris och prioritet i fabriken.

Pressa MOQ när

• du lanserar en helt ny produkt där efterfrågan är osäker
• sortimentet är brett och du behöver testa flera varianter samtidigt
• produkten är trendkänslig eller säsongsberoende
• ditt lagerutrymme eller kassaflöde är begränsat

Låt MOQ ligga högre när

• du redan har stark efterfrågan eller förbokade kunder
• produkten är tidlös eller långlivad i sortimentet
• målet är att bygga en strategisk relation med fabriken
• prisbilden är känslig och varje krona i inköpspris spelar stor roll

Poängen är att du ska välja dina strider. Ibland är det bättre att förhandla hårt på pris, betalningsvillkor eller kvalitet framför att pressa MOQ till varje pris.

3. Konkreta strategier för att sänka MOQ utan att sabba priset

Att skriva “can you accept lower MOQ?” ger sällan ett bra resultat. Du behöver visa att du förstår fabrikens situation och kommer med förslag som gör dealen bättre för båda parter.

3.1 Samla volym över färger eller modeller

Ett klassiskt knep är att fabriken har MOQ 1 000 per färg eller modell. Då kan du föreslå att ni delar upp volymen:

• “1 000 units total, mixed in 3 colours” i stället för 3 × 1 000.
• “500 pcs per size, MOQ counted on total of 2 000 pcs”.

Här är du tydlig med att totalvolymen ligger nära deras önskade MOQ, men att du behöver mer flexibilitet i mixen.

3.2 Acceptera lite högre pris på första ordern

Om du ber fabriken sänka MOQ kraftigt kan du samtidigt signalera att du är beredd att betala något mer per enhet på just första ordern:

We understand that your standard MOQ is 1,000 pcs.
For the first order, could you accept 300–400 pcs at a slightly higher unit price,
if we can agree on a target price and higher volume for repeat orders?

Det här visar att du fattar att deras kalkyl måste gå ihop, samtidigt som du minskar din egen risk i uppstarten.

3.3 Visa en tydlig plan för framtida volymer

Fabriker tänker inte i enstaka ordrar, de tänker i återkommande business. Om du kan visa en trovärdig plan ökar viljan att vara flexibel på första ordern.

Our plan is:
– First order: 300 pcs to test the market (Q1)
– If quality and sales are good, we plan 800–1000 pcs for the second order (Q2)
– Long term target: 3–4 orders per year

If we can start with a lower MOQ now, we are happy to stay with you as our main supplier.

Ju mer konkret du är, desto mer känns du som en partner och inte bara någon som jagar lägsta möjliga volym.

3.4 Gör produkten enklare på första ordern

En annan väg är att förenkla varianten på första ordern. Mindre tryck, färre tillbehör, standardfärg på materialet – sådant som sänker deras risk och setup-kostnader.

På så sätt kan du få ned MOQ utan att behöva betala alltför mycket extra per enhet.

4. Vad du absolut inte ska göra när du förhandlar MOQ

Det finns några saker som nästan alltid skapar fel signaler, oavsett om fabriken ligger i Shenzhen, Ningbo eller Ho Chi Minh City.

• Hot om att byta fabrik för tidigt.
  “If you cannot accept 100 pcs we will find someone else” låter mer som ett spel än seriös business. Det kan funka ibland, men ofta sänker det bara intresset för dig som kund.
• Otydliga siffror.
  Att skriva “we want small MOQ” utan att nämna konkreta volymer gör det svårt för fabriken att ens räkna på case:et.
• Pressa både MOQ och pris maximalt samtidigt.
  Om du försöker få både lägsta pris och lägsta volym samtidigt brukar fabriken antingen säga nej, eller acceptera och sedan spara in på något annat, till exempel material eller QC.
• Inte hålla vad du lovat.
  Om du säger att du kommer gå upp i volym vid nästa order – se till att det verkligen finns en plan för det. Annars tappar du snabbt förtroende.

5. Exempel: Så kan en bra MOQ-dialog se ut i praktiken

Låt oss säga att fabriken har MOQ 1 000 och du vill börja med 300. Här är ett förenklat exempel på hur en mer konstruktiv dialog kan se ut.

Steg 1 – Visa att du förstår deras position

We understand your standard MOQ of 1,000 pcs and that this is linked to your material and production setup.
For a new product, it is difficult for us to start at this level.

Steg 2 – Presentera ett tydligt förslag

Would it be possible to start with 300–400 pcs for the first order,
based on the same specifications, if we accept a slightly higher unit price?

Steg 3 – Koppla till framtida volymer

If sales are good, our plan is to place repeat orders of 800–1000 pcs later this year.
We prefer to build a long-term relationship with one main factory.

Det här är en helt annan nivå jämfört med ett kort “can you do 300 pcs?”. Du visar att du förstår deras affär, samtidigt som du tydligt förklarar varför du behöver en lägre MOQ just nu.

6. Så räknar du på små MOQ – blir affären fortfarande lönsam?

En vanlig fälla är att bara se till styckpriset. När du sänker MOQ stiger nästan alltid priset per enhet, ibland ganska kraftigt. Därför behöver du också räkna på:

• Total inköpskostnad – blir din första order ekonomiskt hanterbar?
• Frakt per enhet – små volymer ger ofta högre fraktkostnad per produkt.
• Riskkostnad – är det värt ett högre pris per enhet för att minska risken att sitta med stora restlager?
• Cash flow – hur mycket kapital binder du och hur länge?

I praktiken kan en order med lite högre styckpris men lägre MOQ vara mer lönsam över tid, just eftersom du minskar risken för felköp och döda lagerhyllor.

7. När fabriken absolut inte vill sänka MOQ – vad gör du då?

Ibland tar du fram ditt bästa case, har en bra dialog, men fabriken står fast vid sin MOQ. Då har du i princip tre alternativ:

• Acceptera deras MOQ och jobba mer med förhandsförsäljning, pre-orders eller kundåtaganden hemma i Sverige.
• Byta fabrik till en aktör som är mer inriktad på mindre serier.
• Göra en annan typ av test, till exempel mindre sortiment, enklare version eller bara en del av produktlinjen.

Det viktiga är att du inte bygger hela din affär på en MOQ som egentligen är för hög för ditt kassaflöde eller din marknad. Då blir varje order en stressfaktor i stället för ett steg framåt.

8. Vanliga misstag svenska importörer gör kring MOQ

Några typiska mönster jag ofta ser hos nya kunder:

• MOQ förhandlas sist.
  Man börjar med pris, sample, leveranstid – och tar MOQ som en sista fråga. Bättre är att ta MOQ tidigt, så att du vet om caset ens är realistiskt.
• MOQ blandas ihop med prognos.
  Fabriken hör “we think we can sell 5000 pcs per year” och uppfattar att volymerna är säkra, men första ordern blir 200. Var tydlig med vad som är test och vad som är långsiktig plan.
• Ingen koppling till logistik.
  MOQ sätts utan att någon räknar på hur många enheter som faktiskt ryms i en kartong, på en pall eller i en container. Det gör att du får konstiga fraktkostnader per enhet.
• Otydliga produktversioner.
  Många små varianter gör det svårt att nå rimliga MOQ per SKU. Färre, tydligare varianter gör både fabriken och logistiken mer effektiv.

9. Checklista – innan du accepterar en MOQ från fabriken

Innan du säger ja till MOQ i en offert, gå igenom den här snabba checklistan:

• Har jag räknat på total kostnad, inklusive frakt, tull och lager?
• Passar MOQ min försäljningsplan och marknad de första 6–12 månaderna?
• Har jag en trovärdig plan för uppföljande order om produkten säljer bra?
• Har jag testat att föreslå alternativ – mixade färger, högre pris, enklare version?
• Har vi dokumenterat vad som gäller i PO eller avtal, så att ingen “glömmer” uppgörelsen vid nästa order?

Om du kan bocka av de flesta punkterna står du betydligt stadigare när du både förhandlar och lägger order.

10. Behöver du hjälp att förhandla MOQ och lägga upp en hållbar importstrategi?

Om du känner att MOQ-frågan gång på gång stoppar dina produktidéer, eller om du vill bygga ett mer strukturerat upplägg för import av mindre serier från Kina och Vietnam, kan jag hjälpa dig att se över helheten.

Vi går igenom din produktportfölj, dina försäljningsmål och din nuvarande dialog med fabrikerna. Sedan sätter vi en strategi för MOQ, pris, logistik och risknivå som gör att du kan växa i lagom tempo utan att låsa upp onödigt mycket kapital i fel lager.

Relaterat: Incoterms för import från Kina · Planera ledtid och buffertar · Betalningar, TT och remburs · Kvalitetskontroll i Kina